Cambio de Subtercero
- Administrador
- 28 jul
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Actualizado: 29 jul
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El cambio de subtercero es un proceso que se ejecuta cuando se requiere trasladar un subtercero de un tercero a otro, debido a situaciones como la vinculación errónea en un tercero incorrecto, el traslado de una locación, el cambio de un propietario o cualquier otra circunstancia que obedezca a los objetivos de la empresa.
Para realizar el cambio de un subtercero a un nuevo tercero, se recomienda trasladar todo el historial de cartera, con el fin de conservar la trazabilidad y asegurar que los registros queden correctamente asociados al tercero correspondiente. Para ello, puede seguir las indicaciones descritas en este manual.
1. Consulta de cartera
El primer paso consiste en verificar el saldo de cartera que tiene el subtercero y tercero establecido, con el objetivo de identificar como proceder ante el cambio de propietario del subtercero.
Para ello, debe ingresar al acceso directo "Cartera", digitar el tercero y el subtercero correspondiente.
En el primer caso si el subtercero registra movimientos de cartera y se requiere trasladar el saldo al nuevo tercero, deberá continuar con el paso 2, que consiste en elaborar una nota débito por causación de cuentas por cobrar para asi cancelar el saldo actual del tercero y trasladar el saldo al nuevo. Si decide optar por este paso y no reclasifica la cartera el sistema mostrara un mensaje de validación que dice "No se puede cambiar el propietario ya que existe saldo en cartera".
En el segundo caso, si el subtercero no cuenta con cartera, puede avanzar directamente al paso 3 para realizar el cambio de subtercero.
Nota: Este proceso NO modificará el tercero en los comprobantes ya realizados. En caso de requerir que el tercero se actualice en todos los comprobantes anteriores, deberá dirigirse al Paso 4 de este manual. Sin embargo este paso no se recomienda si maneja facturación electrónica ya que no se realiza el cambio de tercero en los documentos.
2. Nota debito causación ctas x cobrar.
Para realizar la cancelación del saldo debe ingresas por la ruta: Movimientos/Nota débito- causación ctas x cobrar, digite el tercero y subtercero que requiere trasladar y seleccione la opción "CXC" de esta forma se habilita la cartera pendiente del tercero y debe dar clic en todo para cruzar toda la cartera.
Seguido debe dar clic en la opción "Herramientas/Importar-exportar/Exportar" guarde el documento en la ruta de su equipo y abra el archivo descargado.
En el archivo Excel vera los registro de la nota debito ctas x cobrar, deberá tomar los mismo movimientos, duplicarlos y establecer los valores en el debito, estos nuevos movimiento deben tener el numero de identificación del nuevo tercero.
Luego elimine los movimientos que estan al crédito.
Guarde el archivo en formato " Libro de Microsoft Excel 5.0/95".
Nuevamente ingrese a el comprobante "Nota débito- causación ctas x cobrar", seleccione la la opción "Herramientas/Importar-exportar/Importar" y seleccione el archivo guardado.
Por ultimo deberá modificar en el comprobante el nombre del tercero a el nuevo y "Grabar".
De esta forma, se habrá cancelado la cartera del tercero anterior y trasladado correctamente al nuevo tercero. El siguiente paso consiste en realizar el cambio de subtercero en el nuevo tercero, de modo que, al consultar la cartera, se refleje correctamente el nuevo saldo asociado puede seguir el paso 3 de este manual.
3. Cambio de subtercero
Por la ruta: Archivo/Catalogo de subterceros/copropiedades, deberá consultar el subtercero y cambiar al nuevo propietario, debe dar clic en modificar, en el campo "Propietario" establecer el nuevo y grabar.
De esta forma al consultar la cartera del nuevo tercero evidenciara los movimientos trasladados.
Finalmente, de esta manera podrá realizar el cambio de subtercero y la reclasificación de la cartera de forma correcta, asegurando la trazabilidad de los registros contables.
4. Verificar tercero + subertecero en movimientos.
Esta herramienta es opcional permite reclasificar todos los movimientos de un subtercero a un nuevo tercero asignado, lo que implica que los registros realizados con el tercero anterior serán reemplazados por el nuevo. Como resultado, no se conservará el historial asociado al tercero original, ya que este será completamente sustituido.
Este proceso es irreversible, por lo tanto, se recomienda realizar una copia de seguridad del sistema antes de ejecutarlo.
Primero deberá ingresar por la ruta: Archivo/Catalogo de subterceros/Copropiedades.
Seleccione la opción "Modificar" y, en el campo "Propietario", registre el nuevo propietario. Una vez realizado el cambio, haga clic en "Grabar".
A continuación, diríjase a la opción "Herramientas /Verificar tercero + subtercero". Esta acción habilitará una ventana emergente en la que, al seleccionar "Consultar", se mostrarán todos los movimientos asociados al subtercero.
Para corregir el tercero de clic en "Corregir tercero".
De esta forma todos los registro serán modificados y toda la cartera estará bajo el nuevo tercero.
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