Pasarela de Pagos
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- 25 nov 2025
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Procesos / Cuentas x cobrar/pagar
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La pasarela de pagos con integración en Wompi es una funcionalidad que permite conectar el software SysCafé con la plataforma de pagos para recibir transacciones de manera segura, rápida y automatizada. A través de esta integración, los clientes pueden realizar el pago de sus facturas utilizando diferentes medios de pago, como tarjetas de crédito, tarjetas débito, transferencias PSE, pagos en efectivo y billeteras digitales.
El sistema se encarga de exportar las facturas de venta pendientes por cobrar hacia la pasarela y cuando sean pagadas podrá realizar el recaudo permitiendo que se optimice el proceso.
Parametrización
Una vez el usuario adquiere el complemento "ECOL" y cuenta con las claves de acceso al portal personalizado, deberá asegurarse de que la información de la empresa esté correctamente diligenciada. Para verificar ingrese a la ruta: Sistema / Parámetros / Información de la Empresa.
Catálogo formas de pago
Dado que la pasarela de pagos está directamente relacionada con las cuentas por cobrar a clientes, los datos consultados corresponderán únicamente a las formas de pago clasificadas como "Cuentas por cobrar". Para verificar o ajustar esta información, ingrese a la ruta: Archivo / Catálogo de Formas de Pago.
Si no conoce como crear una forma de pago puede consultar el manual "Formas de pago".
Nota: las cuentas contables configuradas como cuentas por cobrar deben estar parametrizadas para llevar saldos por tercero y documento relacionado.
Programador de tareas
Para habilitar la sincronización de las cuentas por cobrar hacia la pasarela de pagos, es necesario crear una tarea programada. Para ello, ingrese a la ruta: Utilidades / Programador de Tareas.
Si desea conocer más sobre su funcionamiento, puede consultar el manual “Programador de Tareas”.
La tarea debe configurarse utilizando el módulo: “ECOLLECT: Exportador Ecollect”.
Setup script
La plantilla de Setup script le permitirá cambiar las formas de filtrar la información:
A. m. recrequest: la función principal de este campo es indicar el volumen de documentos que se incluyen en una única solicitud de procesamiento. El número de registros por lote está diseñado para optimizar el rendimiento de la pasarela de pagos, evitando que una solicitud sea demasiado grande o demasiado pequeña, se recomienda establecer entre 100 y 200.
B. m. cuentas: se utiliza para definir, a través de la codificación contable, los saldos de qué cuentas de cartera deben ser considerados para el procesamiento de pagos. se puede dar uso a los caracteres (*) y (&).
El asterisco (*) funciona como un comodín de coincidencia de prefijo que indica al sistema que debe seleccionar cualquier carácter que siga al prefijo especificado, sin límite de longitud o estructura.
Ejemplo Ingresado | Significado y Alcance |
13* | Amplio: Incluye TODAS las cuentas de cartera que empiecen por el código 13. Esto abarca todas las subcuentas, sub-subcuentas y auxiliares (ej. 1305, 1310, 130505, 13100501, etc.). |
1305* | Específico: Incluye solo las cuentas que empiecen por el código 1305. Excluye otras cuentas de nivel superior (como 1310, 1315), enfocándose solo en la estructura jerárquica de la cuenta 1305. |
Uso Adicional | Puede establecer comas (,) para adicionar más grupos: 13*, 15*, |
El ampersand (&) se usa para delimitar la búsqueda o forzar que el código de la cuenta cumpla con una estructura específica.
Ejemplo | Criterio de Selección | Cuentas Coincidentes (Ej.) |
13&&06 | El sistema enviará todas las cuentas que empiecen por 13 y finalicen con 06. | 130506, 131006, 131506 |
Uso Adicional | Puede establecer comas (,) para adicionar más subcuentas. | 13&&06, 13&&08 |
C. m. docnros: permite aplicar filtros por tipo y número de comprobante, por ejemplo: "FV10000000125" al igual que el filtro anterior m. cuentas puede dar uso a los caracteres (*) y (&).
m. skipInac: este parámetro controla la visibilidad y sincronización de documentos anulados entre el software y la pasarela de pagos:
.F.: Indica que no se omite la actualización del estado de los documentos anulados.
En este caso, el sistema procesa y sincroniza la anulación, garantizando que la pasarela de pagos refleje el estado real del documento. Como resultado mantiene los registros de la pasarela actualizados, reflejando el estado real del documento en el software.
Ejemplo: si en la pasarela existe el comprobante "FV10000000019" y luego se anula en el software, al consultar nuevamente en la pasarela de pagos, el registro ya no se visualizará.
.T.: significa que se debe saltar cualquier intento de actualizar o anular el registro en la pasarela, incluso si el documento fue anulado en el software. Como resultado en la pasarela de pagos conserva el registro original y continúa mostrando el documento como activo.
Ejemplo: si la pasarela contiene el comprobante "FV10000000020" y este se anula en el software, al consultar nuevamente en la pasarela de pagos, el registro continuará visualizándose.
D. m. SkipSaldVal: este parámetro controla los saldos entre el software y la pasarela de pagos
.F.: Indica que no se omite la actualización de saldos de cartera del cliente.
En este caso, el sistema procesa y sincroniza el saldo de cartera del cliente, garantizando que la pasarela de pagos refleje el saldo real del documento. Como resultado mantiene los registros de la pasarela actualizados, reflejando el saldo real del documento en el software.
Ejemplo: si en la pasarela existe el comprobante "FV10000000019" por un valor de $1.000.000 y se encuentra un recibo de caja donde se abona un valor de $400.000 a la factura, el nuevo saldo que se mostrará en la pasarela de pagos es de $600.000.
.T.: significa que se debe saltar cualquier intento de actualización del saldo del registro en la pasarela, incluso si existe algún documento de aumente o disminuya el valor de la factura. Como resultado en la pasarela de pagos conserva el registro original y continuará mostrando el documento como activo.
Ejemplo: si en la pasarela existe el comprobante "FV10000000020" por un valor de $1.000.000 y se encuentra un recibo de caja donde se abona un valor de $400.000 a la factura, el saldo que se mostrará en la pasarela de pagos es de $1.000.000.
Pasarela clientes
Una vez cuentes con los pasos anteriores tus clientes podrán consultar aquellas facturas que están pendientes por pagar ingresando desde el portal de pagos.
el cliente deberá digitar el NIT de la empresa para así visualizar las facturas pendientes por pagar.
Seleccione la factura que pagara y luego de clic en paga con Wompi.
De esta forma se habilitarán las diferentes formas de pago: tarjetas débito y crédito, transferencias, QR, Nequi, PSE.
Al seleccionar una de ellas le solicitara los siguientes datos: Correo electrónico, nombres y apellidos, celular, seleccione "Continuar con tu pago".
Seleccione continuar pago.
Al finalizar observara el proceso de transacción exitosa.
Nota: en caso de que una factura haya pactado en varias cuotas, en la pasarela de pagos se visualizará de la siguiente manera.
Importar recaudos
Configuración
Con el objetivo de registrar contablemente los recaudos generados en el día debe ingresar por la ruta: Procesos/Cuentas x cobrar-pagar/Importar recaudos (nuevo) ingrese a la pestaña configuración para importar los recaudos:
A. Fecha de recaudo: corresponde a la fecha en la que se registrarán los comprobantes asociados a los recaudos.
B. Tipo de comprobante: permite seleccionar el tipo de comprobante en el que se registrarán los recaudos generados.
C. Forma de pago: permite seleccionar la única forma de pago bajo la cual se recibirán y registrarán los pagos.
D. Forma de pago anticipos: no aplica para pasarela de pagos.
E. Otras formas de recaudo: podrá seleccionar una única opción para cargar los recaudos
Importar en un solo comprobante recibo de caja
Importar recibos de caja independientes
Aplicar recaudo a :
Facturas de venta
Todo tipo de comprobantes con saldo
Aplicar todo excedente como anticipo
Aplicar todo excedente como interés
G. Parámetros:
Registrar como descuento si saldo resultante de un pago es inferior a: en este campo podrá ingresar un valor que definirá el rango inferior a partir del cual los saldos pendientes, resultantes del pago, serán registrados como descuentos.
El sistema utilizará este valor para identificar diferencias menores y asignarlas automáticamente a la cuenta contable correspondiente.
Registrar como aprovechamientos excedente de pago menores a: en este campo podrá definir el monto máximo que el sistema considerará como excedente menor de un pago.
Cuando el valor recibido supere ligeramente el valor de la factura —pero se encuentre dentro de este rango— el sistema registrará la diferencia como aprovechamiento, aplicándolo a la cuenta contable destinada para este fin.
H. Modo para interpretar la referencia de pago: los modos para interpretar la referencia de pago varían según el archivo de origen que se cargue a el sistema.
Cargar registros
Una vez realice la configuración puede ingresar a la pestaña Registros/Cargar.
En el campo "Origen", seleccione "Pasarela SysCafé" y defina el día hasta el cual se deberán considerar las facturas recaudadas.
Una vez completada esta información, haga clic en "Cargar".
De esta forma visualizara las facturas que se hayan recaudado desde la pasarela de pagos.
Al seleccionarlas debe dar clic en "Importar", finalmente podrá visualizar los resultados de la importación.
Nota: los registros que se visualicen en color azul indican que ya fueron cargados previamente en el sistema.
Finalmente, así podrá generar los recaudos de la pasarela de forma masiva y optima.
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