Pedidos a Proveedores
- Administrador
- 25 ago 2023
- 8 Min. de lectura
Actualizado: hace 3 días
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Tabla de contenido
El pedido proveedores es una herramienta diseñada para generar automáticamente sugerencias de compra de artículos de inventario con el objetivo de optimizar el control del stock del mismo.
Esta funcionalidad permite:
Automatizar la generación de pedidos por proveedor.
Sugerir artículos que requieren reabastecimiento.
Facilitar la posterior elaboración de la factura de compra.
Reducir riesgos de falta o sobrestock de inventario.
El sistema analiza la información de existencias, rotación y ventas generando propuestas de pedido organizadas por proveedor, lo que permite agilizar el proceso de compra y mejorar la planeación de abastecimiento.
Esta herramienta es ampliamente utilizada por:
Empresas de comercio y mayoristas.
Empresas de distribución y logística.
Empresas manufactureras y de producción.
Su implementación contribuye a mejorar la eficiencia operativa y garantizar la disponibilidad oportuna de productos.
Herramientas pedido a proveedores
Podrá ingresar por la ruta: Procesos/Inventarios/Pedido a Proveedores.
A. Nuevo Generar: habilita la estructura de configuración para la toma de pedido a proveedores.
B. Nuevo en Blanco: habilita la estructura para relacionar las referencias manuales, en la toma de pedido a proveedores.
C. Abrir: permite visualizar el contenido de información del pedido a proveedores.
D. Eliminar: retira de manera definitiva el pedido a proveedores.
E. Generar Comprob.: podrá relacionar la información que contenga el pedido en:
Compra/Orden de Compra.
Nota de traslado.
Salida de inventarios.
Pedido Cliente.
Nota de Inventario.
F. Generar Diferencias Comp: permite crear un nuevo documento donde relaciona las diferencias que existen entre un pedido a proveedores y una nota de inventarios.
G. Importar: permite seleccionar el archivo de pedidos a importar, el sistema detecta los formatos DBF, FPT y CDX.
H. Exportar: podrá exportar la información del pedido en formato DBF, FPT y CDX a una carpeta de almacenamiento.
I. Duplicar: permite crear copia del pedido a proveedores realizado.
J. Consolida: seleccionando 2 pedidos a proveedores podrá consolidar la información, creando un nuevo documento.
K. Informe Consolidado: exporta en la estructura de Excel el consolidado de los pedidos.
L. Ruta destino: permite relacionar la ruta de almacenamiento predeterminada.
M. Buscar: podrá hacer uso del filtro de búsqueda con el fin de simplificar la consulta de todos los pedidos.
Procedimiento
Para realizar el pedido a proveedores ingrese por la ruta: Procesos/Inventarios/Pedido a Proveedores/Nuevo generar, el sistema habilita 5 pasos que podrán observar a continuación:
1. Seleccionar Artículos/Productos
Esta ventana permite aplicar diferentes filtros con el fin de definir las referencias que se incluirán en el proceso de pedido a proveedores.
1.1 Filtros de consulta: permite realizar el filtro de información que se habilita:
Línea.
Grupo.
Subgrupo.
Marca.
Clase.
Proveedor.
1.2 N.o compra: cuando relaciona el proveedor, podrá afectar un documento de factura de compra, seleccionando el signo (+) y para retirarlo el signo (-).
1.3 Consultar referencias: una vez relacione cada campo, debe seleccionar el icono así podrá visualizar las referencias, detalle, sugerido, saldo, mínimo máximo de inventario, ventas y promedio día.
Siguiente: permite continuar con el proceso de configuración.
2. Buscar Saldos y Muestra de Ventas
Esta ventana permite realizar la consulta de los saldos actuales por referencia, así como analizar el comportamiento de ventas dentro de un período determinado.
2.1 Saldos generales o por bodegas: podrá seleccionar si va a utilizar la información de saldos en general o por bodegas.
2.2 Saldos del periodo: permite relacionar el periodo a consultar.
2.3 Consultar Saldos: relacionando los 2 filtros anteriores, podrán realizar la consulta de los artículos.
2.4 Muestra de ventas: podrá seleccionar el método de consulta, si es mensual o diario.
Mensual: se habilitará la selección de periodos.
Diario: podrá digitar en formato MM/DD/AAAA .
La información mostrará la cantidad de ventas realizadas por el periodo filtrado.
2.5 Consultar Ventas: teniendo en cuenta el método seleccionado, mensual o diario, se consultarán las ventas realizadas.
Siguiente: podrá avanzar al siguiente paso.
3. Calcular Cantidades Sugeridas
Existen 4 métodos de calculo diferentes:
Por mínimos y máximos de cada artículo
Esta opción permite identificar los artículos que tienen configurados valores de stock mínimo y máximo en el catálogo de Artículos. A partir de esta parametrización, el sistema podrá generar sugerencias de pedido basadas en los niveles de existencias (saldo) definidos para cada referencia.
La configuración de los perfiles de existencias de inventario se realiza a través de la siguiente ruta: Archivos/Catálogo de artículos/Otros. En esta sección se podrán establecer los parámetros necesarios para que el sistema evalúe el comportamiento del inventario y genere las sugerencias de reposición correspondientes.
Para definir los niveles de stock mínimo y máximo, siga los siguientes pasos:
Ingrese a la pestaña "Otros" dentro de la ficha del artículo. Allí podrá establecer las cantidades mínimas y máximas de inventario.
Crear perfiles de stock (opcional).El sistema permite crear diferentes perfiles de mínimos y máximos para clasificar los artículos según su comportamiento de rotación.
Seleccione la opción "Definir perfil". En esta sección podrá:
Clasificar la información.
Establecer la cantidad mínima.
Establecer la cantidad máxima.
Para crear un nuevo perfil:
Seleccione "Nuevo".
Asigne un nombre al perfil.
Establezca las cantidades mínimas y máximas.
Haga clic en "Grabar" para guardar la configuración.
Nota: para este procedimiento no es necesario consultar las ventas ni generar el promedio de dias.
Al seleccionar el método "Por mínimos y máximos" y definir el perfil de stock previamente configurado, el sistema consultará los valores de stock mínimo y máximo establecidos en cada referencia.
Si el saldo actual del artículo se encuentra por debajo del mínimo configurado, el sistema generará automáticamente una sugerencia de pedido por la cantidad necesaria para alcanzar el stock máximo.
Ejemplo práctico:
Saldo actual: 60 unidades
Stock mínimo: 70 unidades
Stock máximo: 120 unidades
Como el saldo actual de la referencia 501123 (60) está por debajo del mínimo (70), el sistema sugerirá un pedido por la cantidad necesaria para completar el máximo:
120 – 60 = 60 unidades sugeridas
En caso de que el saldo actual del artículo se encuentre dentro del rango establecido entre el stock mínimo y el stock máximo, el sistema no generará cantidades sugeridas de pedido.
Por la rotación o ventas
La opción "Por rotación o ventas" permite calcular las cantidades sugeridas de pedido con base en el promedio diario de ventas y los días pronosticados de reposición.
Este método sugiere las cantidades adecuadas a pedir según el comportamiento real de ventas del producto en un período determinado.
Ingrese por la siguiente ruta: Procesos / Inventarios / Pedido a proveedores.
Seleccione los artículos o productos a consultar.
Consulte los saldos del período.
Defina el rango de fechas en el campo "Muestra de ventas".
Seleccione la opción "Por la rotación o ventas".
Cálculo del promedio diario
El promedio diario se obtiene dividiendo el total de ventas del período seleccionado entre el número de días del rango filtrado en la "Muestra de ventas".
Ejemplo:
Si se selecciona el período Enero 2026 a Enero 2026, equivalente a 30 días:
Total de ventas en el período: 15 unidades
Días del período: 30
Cálculo del promedio diario:
15 ÷ 30 = 0,5 unidades por día
Cálculo de la cantidad sugerida
Una vez determinado el promedio diario, este se multiplica por los días pronosticados configurados para el pedido.
Ejemplo práctico:
Referencia: 501123
Período evaluado: Enero 2026 (30 días)
Total ventas: 15 unidades
Promedio diario: 0,5
Días pronosticados: 60
Cálculo:
0,5 × 60 = 30 unidades sugeridas
Para la referencia 501123 el sistema recomendará realizar un pedido por 30 unidades, de acuerdo con la proyección de ventas.
Por mínimos y máximos diarios por rotación diaria
Esta opción permite realizar un nuevo cálculo automático para determinar cuáles deberían ser las cantidades mínimas y máximas que debe tener una referencia, con base en su rotación diaria y comportamiento de venta para posteriormente generar un sugerido de compra.
Ingrese por la siguiente ruta: Procesos / Inventarios / Pedido a proveedores.
Seleccione los artículos o productos a consultar.
Consulte los saldos del período.
Defina el rango de fechas en el campo "Muestra de ventas".
Seleccione la opción "Por mínimo y máximos calculados por rotación diaria".
Cálculo del promedio diario
El promedio diario se obtiene dividiendo el total de ventas del período seleccionado entre el número de días del rango filtrado en la "Muestra de ventas".
Ejemplo referencia 501123:
Si se selecciona el período Enero 2026 a Enero 2026, equivalente a 30 días:
Total de ventas en el período: 15 unidades
Días del período: 30
Promedio diario: 15/30= 0.5
Para que el sistema determine los nuevos valores de mínimo y máximo, el promedio diario se multiplica por la cantidad de días mínimos y máximos configurados.
Supuesto:
Calcular mínimo según rotación de: 10 días
Calcular máximo según rotación de: 30 días
Cálculos:
Mínimo: 0,5 × 10 = 5 unidades
Máximo: 0,5 × 30 = 15 unidades
Con estos valores, el sistema establecerá que la referencia debería manejar un stock mínimo de 5 unidades y un stock máximo de 15 unidades, generando posteriormente el sugerido de compra según el saldo actual.
No sugerir cantidades a pedir
Esta opción no genera cantidades sugeridas de manera automática. El sistema únicamente aplicará los filtros seleccionados para generar el listado de referencias. Posteriormente, desde el archivo de pedido a proveedores, el usuario deberá editar manualmente las cantidades que desea solicitar.
Esta modalidad es útil cuando la empresa prefiere definir las cantidades de compra bajo un criterio propio, sin basarse en cálculos automáticos de mínimos, máximos o rotación.
4. Grabar Pedido
Tan pronto realice la configuración de los 3 procesos anteriores, podrá configurar los siguientes datos:
Grabar pedido: permite guardar como un nuevo pedido o adicionar a un pedido que ya se encuentre grabado.
Seleccione: podrá modificar o relacionar un nuevo nombre distintivo para el pedido que está elaborando Ej. PEDIDO MAYO
Anexo/ Observaciones: permite relacionar una observación anexa al comprobante, esta se verá reflejada en el documento Ej. Dentro del pedido queda pendiente la línea de aseo y carnes.
Guardad: al guardar, se habilitará la estructura de pedido a proveedores con la relación de las referencias y la información que se suministró.
5. Pedido a Proveedores
Documento que relaciona la información de referencias, cantidades y datos generales de la solicitud.
A. Adic: permite adicionar nuevas referencias.
B. Limpiar: elimina todas las referencias relacionadas en el pedido.
C. Buscar: podrá consultar referencias.
D. Saldos: actualiza los saldos relacionados en el pedido, general o saldos de una bodega en específico.
E. Sin Cant. Sugeridas: podrá eliminar de manera conjunta las referencias que no tienen cantidades sugeridas.
F. Anexo/observaciones: relaciona el detalle u observación que se redactó en el paso n° 4, podrá adicionar o modificar la información.
G. Analiza: permite observar el análisis de movimiento de las referencias.
Para realizar el análisis del artículo seleccionado, haga clic en la opción correspondiente. El sistema le solicitará el número de meses a consultar, los cuales serán analizados retrospectivamente desde el periodo actual para identificar los movimientos de la referencia.
Nota: se agregó el análisis discriminado por bodegas.
H. Imprime: permite imprimir el documento en 3 estructuras:
• Pedido estándar: el informe le permite consultar la referencia, detalle, unidad, marca, mínimos, máximos, el saldo, cantidad sugerida y pedido.
• Pedido valorizado: a través de este informe podrá observar datos como: referencia, detalle, unidad, marca, cantidad, costo y Vr/Total.
• Pedido agrupado especial: permite la consulta de los datos básicos junto con las cantidades de inventario actual.
I. Excel: podrá exportar la estructura del informe en Excel.
J. Información: podrá observar las referencias, detalle, marca, la cantidad pedida, cantidades, saldos actuales de los productos, ventas promedias e información adicional.
K. Dato de Bodegas: permite diferenciar las cantidades existentes en bodegas.
L. Valores totales: detalla el subtotal, IVA, Ico y valor total del pedido. Finalmente, siguiendo el paso a paso de este manual; podrá hacer uso de la herramienta pedido a proveedores.
6. Generar comprobante
Luego de revisar o realizar ajustes a el archivo de pedido a proveedores podrá generar alguno de los siguientes comprobantes:
Compra/orden de compra
Nota de traslado
Salida de inventarios
Pedido a cliente
Nota de inventarios
Como ejemplo seleccionaremos "Compra/orden de compra".
Para poder establecer el proveedor en la compra/orden de compra contara con las siguientes opciones:
Usar un solo comprobante y proveedor seleccionado para todos los ítems.
Usar varios comprobantes uno por cada proveedor principal del artículo.
Pasar un solo comprobante solo ítems del pedido que pertenezcan a un mismo proveedor seleccionado.
Al seleccionar la opción "Usar un solo comprobante y proveedor seleccionado para todos los ítems" deberá digital el proveedor a usar.
Luego de clic en generar.
Finalmente grabe el comprobante.
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