Saldar Comprobantes- Vigencias Anteriores
- Administrador
- 18 nov
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El término "saldar comprobantes" se refiere al proceso de liberar o devolver el valor comprometido en un rubro presupuestario, dejándolo nuevamente disponible para su certificación. Esto ocurre cuando el monto efectivamente ejecutado resulta inferior al valor inicialmente certificado.
Cuando se habla de vigencias anteriores, pueden existir dos alternativas de saldar ya sea una Reserva presupuestal o Cuenta por pagar.
En cuanto a la reserva presupuestal, se generan los siguientes comprobantes:
Constitución de reserva presupuestal
Obligación reserva presupuestal
Giro reserva presupuestal
Para poder realizar el proceso de saldar comprobantes de reservas presupuestales, es indispensable que previamente se hayan creado los documentos correspondientes los cuales son:
Saldar constitución reserva presupuestal
Saldar obligación reserva presupuestal
En cuanto a la cuenta por pagar, se deben generan los siguientes comprobantes:
Constitución cuenta por pagar
Giro cuenta por pagar
Para poder realizar el proceso de saldar comprobantes de cuentas por pagar, es indispensable que previamente se hayan creado el documento correspondiente a:
Saldar constitución cuentas por pagar presupuestal
Para crear estos documentos debe dirigirse a través de la ruta: Archivos/ Catálogo tipos de Comprobante, y seleccionar aquellos comprobantes cuya clase esté definida como “Saldar”.
Una vez creados, puede proceder a utilizar estos documentos en el proceso de saldar comprobantes.
1. Reserva presupuestal
Para realizar el saldar de una reserva presupuestal ingrese por la ruta: Movimientos/Vigencias anteriores/Saldar Comprobantes, allí se desplegarán todos los documentos previamente creados y deberá seleccionar a partir de cuál de esos documentos desea realizar el saldar.
A continuación, se presenta un ejemplo para mayor claridad:
Supongamos que inicialmente se realiza una constitución de reserva presupuestal por el concepto de “seguro de bienes” por un valor de $7'306.600.
Constitución Reserva Presupuestal por $7'306.600.
Obligación Reserva Presupuestal por $7'306.600.
Sin embargo, por una confusión en la constitución de la reserva se debía pagar $7'000.000, lo que genera una diferencia de $306.6000 respecto al valor originalmente comprometido.
Este monto restante ($306.600) corresponde a un saldo no ejecutado, y para liberar dicho valor y dejarlo nuevamente disponible en el presupuesto, es necesario saldar los comprobantes relacionados. Este proceso debe realizarse de atrás hacia adelante, del último comprobante realizado de la ejecución presupuestal hasta llegar al primero, es decir, para el ejemplo comenzando por el saldar Obligación Reserva Presupuestal y finalizar con el Constitución de Reserva Presupuestal.
Saldar obligación reserva presupuestal
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite habilitar el campo para el rubro presupuestal.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
Saldar constitución reserva presupuestal
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite seleccionar y afectar el documento de Registro Presupuestal. Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana en la que deberá consultar y elegir el rubro presupuestal que desea saldar.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
Dé clic en “Adicionar”; esto abrirá una nueva ventana donde podrá consultar los comprobantes presupuestales disponibles para afectar.
Seleccione el comprobante presupuestal que desea afectar.
En la parte superior de la ventana, dé clic nuevamente en “Adicionar” para que la información seleccionada quede afectada en el documento.
Podrá visualizar mediante un informe los movimientos afectados al rubro desde la ruta:
Informes/Presupuesto oficial/Libro auxiliar presupuestal.
2. Cuenta por pagar
Para realizar el saldar de cuentas por pagar, debe ingresar a través de la ruta: Movimientos/Ejecución presupuestal/Saldar Comprobantes, allí se desplegarán todos los documentos previamente creados y deberá seleccionar a partir de cuál de esos documentos desea realizar el saldar.
Supongamos que se realiza la constitución de la cuenta por pagar por el concepto de “Sueldo empleados” por un valor de $623.000.000. Con el presupuesto aprobado, se inicia la ejecución correspondiente mediante la:
Constitución Reserva Presupuestal por $7'306.600.
Sin embargo, por una confusión en la constitución de la reserva se debía pagar $600'000.000, lo que genera una diferencia de $23'.600.000 respecto al valor originalmente comprometido.
Este monto restante ($23'600.000) corresponde a un saldo no ejecutado, y para liberar dicho valor y dejarlo nuevamente disponible en el presupuesto, es necesario saldar los comprobantes relacionados. Este proceso debe realizarse de atrás hacia adelante, es decir, para el ejemplo comenzando por el Constitución de Reserva Presupuestal.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite seleccionar y afectar el rubro.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
Podrá visualizar mediante un informe los movimientos afectados al rubro desde la ruta:
Informes/Presupuesto oficial/Libro auxiliar presupuestal.
3. Libro auxiliar Presupuestal
Informe que permite realizar la consulta de los códigos presupuestales en un periodo y vigencia determinada, debe ingresar por la ruta: Informes/Presupuesto oficial/Libro auxiliar presupuestal.
A. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
B. Periodo: permite seleccionar la fecha desde y hasta, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
C. Ordenar Por: permite organizar el libro auxiliar por Fecha o por Tipo de movimiento.
D. Tipo de Auxiliar: podrá seleccionar la información a reflejar como: ejecución presupuestal, reservas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
E. Filtros: permite hacer uso de filtros como: Código presupuestal, filtrar por tercero, dependencia, fuente de financiación, CPI, CCP, y Cod. Bpin.
F. Formato: al seleccionar el formato podrá generar el libro auxiliar en Clásico sistema o Libros presupuestales (solo en Excel).
G. Imprimir: permite generar en pantalla e imprimir los reportes o informes de los comprobantes presupuestales elaborados.
H. Excel: permite exportar en la estructura de Excel los documentos presupuestales.
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