Mantenimiento Básico del Sistema
Actualizado: hace 5 días
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Para asegurar la integridad de las tablas internas que conforman el software y de establecer puntos de Backup de la información, se dispone de las siguientes herramientas:
1. Copia de Seguridad (Backup)
Corresponde a un archivo tipo (.BKSYSCAFE .rar o .zip) que almacena todos los datos de la empresa y sirve como respaldo en caso de pérdida inesperada de la información. Los datos de usuarios y permisos no están incluidos en esta opción.
La periodicidad será definida por el usuario, SysCafé recomienda por lo menos una vez al día.
Es de vital importancia que, como mecanismo de respaldo de información, no solo se almacene localmente, sino también a través de medios externos como discos duros o la web (Google drive-OneDrive-Dropbox). Adicional, si el mecanismo externo es un disco duro, conectarlo solo en el momento de guardar la copia de seguridad y enseguida desconectarlo. El mantener conectado el disco, lo hace vulnerable a los ataques de virus del computador, colocando en riesgo la seguridad de la información.
Para acceder y realizar la copia de seguridad, es necesario seguir la Ruta: Utilidades/Copia de seguridad.
Recomendaciones
Es necesario que solo el usuario que realiza la copia esté en sesión. (Todos los demás usuarios deben salir).
Para optimizar el tiempo que conlleva realizar la copia de seguridad se recomienda realizar el proceso desde el equipo servidor, es decir el equipo donde está instalado el sistema.
Destino: tiene dos opciones, "Backup local" y "Backup en nube(internet)", para mayor información sobre la segunda opción puede apoyarse en el manual Backup en la Nube.
Ruta carpeta: corresponde a la ubicación donde se almacenará la copia de seguridad, si selecciona los tres puntos, puede cambiar la ruta.
Realizar copia: utilice esta opción para crear una nueva copia de seguridad de sus datos.
Restaurar: para restaurar la información de la empresa se habilitan dos opciones:
1. Restaurar como nueva empresa: esta opción crea una nueva base de datos utilizando la información restaurada. Ideal para configurar una base de datos independiente sin afectar los datos existentes.
2. Restaurar en actual empresa: esta opción sobrescribe la base de datos actual con la información restaurada. Utilícela para actualizar o reemplazar la información en la base de datos existente.
Eliminar: esta opción le permite borrar las copias de seguridad existentes, una vez eliminadas no se pueden recuperar.
Excluir: para optimizar el tamaño del backup, puede excluir ciertos tipos de archivos, como imágenes, PDFs y XML.
2. Mantenimiento a la Base de Datos
Este proceso se recomienda hacerlo diariamente, después de realizar Backup o copia de seguridad, de igual manera todos los usuarios deben salir del sistema, en ocasiones es necesario realizarlo posterior a cortes de energía o por un cierre inesperado del sistema. Se encuentra a través de la Ruta: Utilidades/Mantenimiento base datos.
Optimizar: elimina los datos que ya no se utilicen en el sistema. Utilice esta opción cada vez que elimine un comprobante o registros de un catálogo (con la finalidad de que se elimine de manera definitiva).
Reparar 1: corrige inconsistencias internas. Utilice esta opción cuando presente múltiples novedades en el sistema.
Reparar 2: use esta opción en caso de que persista la novedad. En esta ocasión, el sistema realizará una reparación más exhaustiva.
Nota: las opciones como: reparar 3, reparar tablas generales, revisar cambios, herramienta reparar tablas DBFs, solo se usaran en acompañamiento de un funcionario de soporte técnico, en caso de que la novedad continúe, por favor solicitar servicio al área correspondiente, para realizar una revisión y poder brindar una solución.
3. Actualizar Saldos
Proceso que permite que la información a la fecha de la consulta esté actualizada, se recomienda realizar de manera periódica.
Lo primero que debe hacer, es ingresar a través de la Ruta: Procesos/Actualizar Saldos o, seleccione el comando Ctrl+Y.
Existen 2 opciones para actualizar saldos:
A. Permite seleccionar a partir de que mes y año realizará la actualización de saldos.
B. Permite seleccionar la opción “Primer Período”, la cual relaciona el período inicial de la empresa. Finalmente, siguiendo el paso a paso de este manual, podrá realizar Mantenimiento Básico al Sistema.
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