Módulo Taller
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Inventarios
Tabla de contenido
El Módulo Taller es una funcionalidad especializada del software SysCafé, diseñada para empresas dedicadas al mantenimiento automotriz. Este módulo permite elaborar y gestionar comprobantes de orden de trabajo, en los cuales se registran de manera detallada los servicios, operaciones, mantenimientos, ajustes y referencias utilizadas durante el proceso de atención.
Las referencias asociadas a la orden de trabajo son trasladadas automáticamente a una bodega temporal, lo que facilita el control de inventario durante la ejecución del servicio. Posteriormente, esta información podrá ser cruzada de forma directa con el proceso de facturación, garantizando trazabilidad, control y eficiencia operativa.
Parametrización
Para el manejo del módulo taller en el sistema debe dirigirse por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Módulos especiales/Activar módulo taller automotriz.
Para el manejo de traslados debe habilitar en valor "SI" el parámetro generar e imprimir la nota de traslados entre bodegas al grabar la orden de trabajo. Desde la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Módulos especiales/Generar e imprimir la nota de traslados entre bodegas al grabar la orden de trabajo.
Bodega
Es necesario realizar la creación de una bodega para taller, cuyo objetivo es almacenar temporalmente los insumos requeridos para cada mantenimiento. Mediante notas de traslado, los insumos serán cargados a esta bodega de forma automática al momento de generar el comprobante de orden de trabajo; en este proceso, el sistema descontará los insumos de la bodega principal y los cargará en la bodega de taller.
Para la creación de la bodega, ingrese por la siguiente ruta: Archivo / Catálogo de inventarios / Bodegas.
Realice la creación desde la opción "Nuevo", asigne código y nombre de la bodega, por último grabe.
Catálogo tipos de comprobantes
Los tipos de comprobantes a usar para el manejo del módulo taller son:
Orden de trabajo
Traslado entre bodegas
Orden de trabajo
La orden de trabajo es el documento soporte cuya finalidad es realizar el registro de una labor encomendada sobre la realización de un servicio técnico; en ella se registra cierta información del vehículo, los trabajos a ejecutar sobre el mismo, junto con la relación de insumos o repuestos utilizados. Este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios.
Para su creación ingrese por la ruta: Archivo/Catálogo tipos de comprobantes/Orden de trabajo servicio.
Al momento de crear el comprobante se pueden predeterminar las bodegas para que al momento de elaborar el comprobante, se establezcan de manera automática, seleccione la opción parámetros específicos:
Bodega almacén: Bodega principal
Bodega taller: Taller
Nota: si requiere usar precios POS (IVA incluido) marque el parámetro "Utiliza precios POS"
Traslado entre bodegas
Debido a que la orden de trabajo/servicio no controla inventario, es necesario crear el traslado entre bodegas. Este documento permite trasladar los inventarios de una bodega a otra, afectando cantidades, mas no costo.
Para su creación ingrese por la ruta: Archivo/Catálogo tipos de comprobantes/Traslado entre bodegas.
Catálogo de subterceros- Vehículos
Para vincular los vehículos a la orden de trabajo/servicio, es necesario contar previamente con la creación del tercero principal. Este registro puede realizarse desde la ruta Archivos / Catálogo de terceros. Una vez ubicado el tercero, en el campo Subterceros, seleccione el ícono del catálogo e ingrese a la opción Vehículos, donde podrá registrar el vehículo con su información correspondiente.
De manera alternativa, también puede realizar este registro desde la ruta: Archivos / Catálogo de subterceros / Vehículos, opción que le permitirá crear y administrar los vehículos y sus datos asociados.
Una vez creado el subtercero-Vehículo se podrá realizar el proceso de registro de movimientos.
Registro de movimientos
Desde la ruta: Movimientos/Orden de trabajo servicio podrá diligenciar la información requerida.
A. Fecha: digitar la fecha contable, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. No. Ext.: podrá relacionar el número externo con el fin de identificar el comprobante.
C. Cliente: corresponde al tercero principal de la transacción, para buscarlo digite Nit/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
D. Ejecuta: tercero que realiza la labor, vendedor u operario de mantenimiento.
E. CCo: permite relacionar un centro de costo.
F. Sco: permite relacionar un subcentro de costo.
G. Desde: podrá afectar el documento a través del cruce de ítems.
H. Descripción del trabajo: permite relacionar en los 2 campos de descripción anexa, las funciones realizadas en la orden de trabajo.
I. Máquina: en caso de manejar el módulo de taller automotriz, deberá seleccionar el código asignado al vehículo, en la mayoría de los casos la placa.
J. Adic: permite registrar la referencia del servicio.
K. Quita: podrá quitar este registro de referencia del servicio.
L. Buscar: utilice este ícono para consultar los artículos a incluir en la orden de trabajo.
M. Kits: si maneja el kit de armado, podrá afectarlos seleccionando este ícono.
N. Det. Item: permite relacionar a cada Ítem una descripción.
O. Traslado: opción que permite seleccionar las bodegas entre las cuales se realizará el traslado. Al grabar el comprobante, el sistema generará automáticamente una nota de traslado, mediante la cual las referencias serán descontadas de la bodega de origen e ingresadas a la bodega destino.
P. Valor total: refleja el valor total de los servicios y artículos relacionados.
Q. Herramientas: habilita 3 opciones de selección.
Nuevo vehículo: acceso directo para crear un vehículo.
Variables Adicionales: campo informativo para datos adicionales.
Agrupar: cuando se identifican varios registros de una misma referencia, al seleccionar esta opción el sistema consolidará la información en un único registro, sumando automáticamente las cantidades correspondientes.
R. Grabar: finalmente, guarda la información registrada en el documento que está creando.
Al grabar el comprobante de orden de trabajo/servicio, se generará el traslado entre bodegas y deberá dar clic en grabar.
Al visualizar el Kardex por bodegas podrá visualizar la nota de traslado realizada.
Tan pronto determine que se realizará el proceso de facturación podrá ingresar desde la ruta: Movimientos/Factura de venta.
Mediante la opción "Desde" podrá cruzar la orden de trabajo/ servicio, de esta forma la información del tercero, referencias y servicios registrados en la orden se trasladarán.
Luego deberá establecer con el control (Ctrol + B) la bodega destino (para este ejemplo la bodega taller) seleccionar la forma de pago, vendedor y grabar.
Una vez revise el Kardex de la bodega destino (taller) visualizara la salida del inventario generada por la venta.
Informe examinar ordenes de trabajo/servicio
El informe examinar ordenes de trabajo permite consultar y analizar de manera detallada las órdenes de trabajo registradas en el módulo de Taller. A través de este informe, el usuario puede visualizar información clave como el estado de las órdenes (abiertas, cerradas o todas), fechas, cliente, vehículo, técnico asignado, valores económicos y su relación con los procesos de traslado de inventario y facturación.
Este informe facilita el control y seguimiento de las órdenes de trabajo, permitiendo identificar los servicios realizados, los costos asociados, los valores facturados o pendientes, así como los ítems y servicios incluidos en cada orden. Adicionalmente, ofrece herramientas de filtrado, exportación a Excel y consulta detallada, lo que contribuye a una gestión más eficiente y organizada del proceso operativo y administrativo del taller.
A. Clasificación: esta opción permite definir el tipo de órdenes de trabajo que se desean visualizar.
Abiertas: muestra las órdenes de trabajo que aún no han sido cruzadas en el proceso de facturación.
Cerradas: corresponde a las órdenes de trabajo que ya fueron facturadas en su totalidad.
Todas: permite visualizar tanto las órdenes de trabajo abiertas como las cerradas.
B. Filtros: esta opción permite aplicar criterios de búsqueda para refinar la consulta de las órdenes de trabajo. Podrá filtrar la información por tipo de comprobante, en caso de manejar varios tipos de órdenes de trabajo; consecutivo del comprobante; técnico o ejecutor de la orden de trabajo/servicio; cliente y rango de fechas.
C. Consultar: herramienta que permite cargar el registro de documentos de acuerdo con la configuración y los filtros previamente aplicados.
D. Nueva: permite crear de manera directa una nueva orden de trabajo/servicio.
E. Modifica: al seleccionar un registro de orden de trabajo/servicio que se encuentre en estado abierto, esta opción permite realizar modificaciones sobre el comprobante.
F. Cerrar: al seleccionar un registro de orden de trabajo/servicio en estado abierto, esta opción permite cerrarlo mediante la generación del comprobante de factura de venta.
G. Excel: permite descargar el listado consultado en formato Excel para su análisis o control externo.
H. Comprobantes: muestra la totalización de los comprobantes consultados, incluyendo valores de subtotal, total y costos.
I. Detalle: al seleccionar un registro, permite visualizar el detalle de la orden de trabajo, incluyendo información como referencia o servicio, cantidad, valor unitario, valor total, técnico ejecutor del servicio, cargo, valor unitario más IVA, valor total más IVA y código externo.
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