Prima de Vacaciones
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Oficial/Nómina Oficial
Tabla de contenido
La prima de vacaciones es un beneficio laboral regulado por el Decreto 1045 de 1978 en Colombia, aplicable principalmente a empleados públicos y trabajadores oficiales. Equivale a 15 días de salario por cada año de servicio prestado y se paga dentro de los 5 días hábiles previos al inicio de las vacaciones.
La prima de vacaciones se liquida con base en los factores salariales que indica el artículo
17 del decreto 1045 de 1978:
La asignación básica mensual.
Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978.
Los gastos de representación.
La prima técnica.
Los auxilios de alimentación y transporte.
La prima de servicios.
La bonificación por servicios prestado.
La prima de vacaciones para empleados del sector público en Colombia se paga dentro de los cinco días hábiles previos al inicio del período de vacaciones, por lo que desde SysCafé puede ser liquidada desde el comprobante de liquidación de vacaciones o su propio comprobante de prima de vacaciones.
Concepto de Nómina
Para poder realizar el proceso de liquidación de prima de vacaciones deben existir dos conceptos creados en el Catálogo de conceptos de nómina. Uno de ellos será utilizado para su causación mes a mes (prima de vacaciones causada) y el otro se usará en las liquidaciones de prima de vacaciones (concepto liquidado). Para su creación, ingrese por la ruta: Archivo/Catálogo de nómina/Conceptos de nómina.
Prima de vacaciones liquidada
Para realizar la creación del concepto de nómina debe dar clic en "Nuevo", seleccione "Tipo" devengado y digite los siguientes campos:
A. Código: número del concepto el cual no puede repetirse en otro concepto.
B. Concepto: escriba un detalle para identificar el concepto.
C. Clase: seleccione "Otros"
D. Cpto Dian: relacione el concepto Dian.
E. Liquidar como: seleccione "Especial"
F. Imputación contable: asigne las cuentas contables que se utilizarán al momento de liquidar la prima de vacaciones. Estas cuentas pueden variar según el área a la que pertenezca el empleado, ya sea "Administración", "Ventas" o "Producción".
G. Vr Fijo/Porcentaje: cree el porcentaje que se causara provisionalmente del concepto de prima de vacaciones. De clic en "Nuevo" seleccione el icono "+" digite el año actual y establezca el porcentaje "4,17" en la columna "Valor 2".
H. Sumatoria de otros conceptos: establezca los conceptos que se tendrán en cuenta como base de liquidación.
Nota: los conceptos a los que se les requiera liquidar la doceava parte deben tener en la columna multiplicador el valor (1) y en Divisor (12).
De igual forma recuerde establecer en la pestaña "Oficial" los parámetros de nómina y el código de sumatoria.
Prima de vacaciones causada
Para realizar la creación del concepto de nómina debe dar clic en "Nuevo", seleccione "Tipo" devengado y digite los campos enunciados, recuerde establecer el parámetro "Es prestacional".
Para realizar la creación del concepto de nómina debe dar clic en "Nuevo", seleccione "Tipo" devengado y digite los siguientes campos:
A. Código: número del concepto el cual no puede repetirse en otro concepto.
B. Concepto: escriba un detalle para identificar el concepto.
C. Clase: seleccione "Oficial, prima de vacaciones"
D. Cpto Dian: relacione el concepto Dian
E. Liquidar como: seleccione "Especial"
F. Imputación contable:
Debito: asigne las cuentas contables que se utilizarán al momento de causar la prima de vacaciones. Estas cuentas pueden variar según el área a la que pertenezca el empleado, ya sea "Administración", "Ventas" o "Producción".
Crédito: asigne la cuenta contable usada en el concepto de prima liquidada.
Cuentas de reversión: corresponde a las cuentas utilizadas en caso de que el valor provisionado se mayor que el liquidado.
G. Vr Fijo/Porcentaje: cree el porcentaje que se causara provisionalmente del concepto de prima de vacaciones. De clic en "Nuevo" seleccione el icono "+" digite el año actual y establezca el porcentaje "4,17" en la columna "Valor 2".
H. Sumatoria de otros conceptos: establezca los conceptos que se tendrán en cuenta como base de liquidación.
De igual forma recuerde establecer en la pestaña "Oficial" los parámetros de nómina y el código de sumatoria.
Parámetros Avanzados
Una vez cree los conceptos diríjase a la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Nómina Oficial, luego busque el parámetro "Código del concepto de prima de vacaciones en liquidaciones finales".
Digite en el campo "Valor" el código correspondiente al concepto de prima causada.
Luego busque el parámetro "Código del concepto de prima de vacaciones en liquidaciones finales" establezca en el campo "Valor" el código del concepto e prima liquidada.
Bases Prestacionales
Para el correcto cálculo de las doceavas, es fundamental configurar las bases prestacionales, las cuales se gestionan a través de un catálogo adicional. En este catálogo es importante registrar los valores correspondientes a los conceptos extralegales. Para ingresar a este catálogo debe ingresar a través de la ruta: Archivos/Catálogo de Nómina/Conceptos/ Herramientas/Bases Prestacionales.
Este catálogo cuenta con dos pestañas principales:
Conceptos: en esta pestaña se deben configurar los conceptos que deben ser tenidos en cuenta al momento de generar la información en la pestaña Liquidados.
Allí, solo debe hacer clic en "Adicionar" y registrar los conceptos extralegales que deben tenerse en cuenta para la liquidación de las doceavas.
Nota: Solo debe adicionar los conceptos liquidados, es decir los que inician "0".
Liquidados: en esta pestaña podrá visualizar los valores de los conceptos parametrizados que fueron generados en la última liquidación.
A. Filtrar x Contrato: Permite consultar la información correspondiente a cada empleado de forma individual.
B. Generar: Al hacer clic, se consultan todos los conceptos relacionados que fueron configurados en la pestaña "Conceptos".
C. Actualizar: Trae e incorpora los valores más recientes de los conceptos que fueron liquidados en el último comprobante de nómina.
D. Eliminar todo: Elimina todos los conceptos registrados en la pestaña.
Nota: Adicionalmente, si lo desea, puede ingresar los valores de forma manual.
Así mismo debe establecer el parámetro avanzado "Excluir doceava en la liquidación final nóminas oficiales" en valor "NO" por la ruta: Sistema/Parámetros avanzados/Nomina oficial para que así al momento de liquidar la prima de vacaciones y seleccionar la opción "Contrato Actual" se habilite un bloc de notas en el cual el sistema mostrará el valor de liquidación correspondiente a las bases de la prima.
Contrato de Trabajo
Es importante que los contratos de trabajo cuenten con la siguiente información:
Tipo de contrato
Ultima fecha de pago del concepto de prima de vacaciones
Seguridad social/ Marcar el parámetro "Prima de vacaciones" y establecer 15 días
Para confirmarlo ingrese desde el catálogo de terceros a la hoja de vida del empleado, seguridad social, contratos.
Nómina/Centro de trabajo
Ingrese por la ruta: Archivo/Catálogos de nómina/Nómina-Centros de trabajo, seleccione la pestaña "Liquidación final" y parametrice la cuenta de prima de vacaciones liquidada en el campo "Prima de vacaciones".
Nota: aunque existe una pestaña de "Consolidado", esta no es funcional para el proceso de reclasificación (solo aplica para conceptos como cesantías, intereses de cesantías y vacaciones), por lo que la reclasificación deberá realizarse de forma manual.
Liquidación en Comprobante de Vacaciones
Para realizar la liquidación ingrese por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidaciones especiales/Vacaciones.
Deberá marcar el parámetro "Liquida prima de vacaciones", establecer la fecha de inicio de vacaciones, los días a disfrutar y dar clic en contrato actual. También puede visitar nuestro manual liquidación de vacaciones.
Liquidación en Comprobante de Prima de Vacaciones
Para realizar la liquidación desde el comprobante de prima de vacaciones ingrese por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidaciones especiales/ Prima de Vacaciones.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento o registro contable, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Detalle: relacione el detalle del documento.
C. Periodo de liquidación: digite el periodo de liquidación en su formato MM\DD\AAAA.
D. Seleccionar: permite relacionar el centro de costo en el que se encuentra el empleado a liquidar.
E. Liquida: permite adicionar en la liquidación los conceptos de:
Bonificación de recreación: parámetro que permite la liquidación del concepto por bonificación de recreación.
Bonificación de servicios: parámetro que permite la liquidación del concepto por bonificación de servicios.
Vac por indemnización: podrá establecer un número de días como vacaciones compensadas en dinero.
F. Parámetros: podrá acceder de forma rápida los accesos de conceptos, contrato y hoja de vida.
G. Liquidar: permite diferentes opciones de liquidación.
Contrato actual: al elegir esta opción, se liquidarán el contrato de trabajo seleccionad.
Centro actual: al seleccionar esta opción, se liquidarán todos los contratos que pertenezcan al centro de trabajo seleccionado.
Todos los centros: al elegir esta opción, se liquidarán los contratos de todos los centros de trabajo.
X Contrato actual: al seleccionar esta opción, se eliminará la liquidación del contrato seleccionado.
Para confirmar el valor liquidado podrá revisar el visor de liquidación.
Como se realiza el cálculo:
El total está conformado por la doceava parte del concepto de prima de servicios liquidada (2.495.816 / 12 = 207.948), más el salario básico de 4.850.169, para un total de 5.058.117.
Finalmente, así podrá parametrizar y liquidar el concepto de prima de vacaciones.
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