Cuentas Por Pagar
Actualizado: 16 ago
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Herramienta que permite consultar las obligaciones por pagar y anticipos que tengan con los proveedores como deuda contraída o pagos adelantados; cuenta con filtros para obtener información detallada e identifica por colores los valores tanto vigentes como vencidos para que visualmente sea más práctico.
Así mismo, cuenta con múltiples reportes que permiten generar las cuentas por pagar en aras de que elijan la que más se adapta a la necesidad.
1. Consultas
Para consultar la información podrá ingresar a la Ruta: Informes/Cuentas por Pagar/Consultas o a través del acceso directo “Ctas x Pagar”.
A. Fechas: selecciona el año y mes de la consulta, (Ej.: enero 2023- mayo 2023).
B. Proveedor: selecciona el proveedor, recuerde que debe tener la clasificación como proveedor en el catálogo de terceros.
C. Cuentas: códigos contables parametrizados en el catálogo formas de pago, que permite la consulta de los movimientos.
D. Paz y Salvo: documento que podrá exportar información cuando la empresa se encuentre al día en los pagos al proveedor. Nota: recuerde que para generar el informe deberá comunicarse al área de soporte técnico y solicitarlo de manera formal.
E. Imprimir: permite generar el informe en pantalla o directamente imprimirlo.
F. Excel: permite exportar la estructura del informe en Excel.
G. Anexo: observación adicional que adapta al informe impreso.
H. Consultar: permite visualizar la información aplicada en los diferentes filtros.
I. Consulta Total: espacio donde podrá observar los documentos elaborados a nombre del tercero desde el período de consulta.
J. Consulta de Movimientos: refleja el movimiento débito y crédito a la cartera total del usuario.
K. Anticipo/Cupo: refleja si con el proveedor a la fecha tienen algún valor de anticipo causado y que podrá afectar, con el saldo pendiente por pagar adicionalmente, el cupo que se autorizó desde el catálogo de tercero.
L. Saldo/Vencido: refleja el saldo total que tiene el cliente en cartera y los valores vencidos a la fecha de consulta.
M. Consulta Parcial: refleja los movimientos con saldos pendientes de pago.
2. Examinar cuentas x pagar
Para examinar cuentas por cobrar debe ingresar por la Ruta: Informes/Cuentas por pagar/Examinar cuentas x pagar.
A. Período: seleccionar el período de consulta.
B. Tipos de contabilidad: podrá consultar contabilidad fiscal o financiera.
C. Filtros: permite aplicar filtros de consulta como: cuentas, tipo de comprobante, cliente, vendedor, entre otros.
D. Herramientas: permite hacer uso de las siguientes alternativas para afectar el comprobante.
Generar archivo con detalles de facturas: podrá generar en Excel los detalles de las facturas.
Generar archivos a pagos PSE: permite generar archivo plano a la plataforma de PSE.
Generar rbocajas/egresos en lote: permite realizar el pago de facturas de compra de manera masiva.
Nota: es necesario que ingrese a través de la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes, el comprobante de egreso, en los parámetros específicos se asigne una forma de pago.
Generar archivo efecty: permite generar archivo plano a la plataforma de Efecty.
Ver detalles de comprobantes: podrá visualizar los detalles de los comprobantes.
E. Excel: permite exportar la estructura del informe en Excel.
F. Reportes: podrá generar el desprendible para el pago.
G. Consultar: permite visualizar la información aplicada en los diferentes filtros.
H. Consulta de movimientos: en este espacio podrá observar todos los documentos elaborados a nombre del tercero desde el período de consulta.
I. Edades de cartera: podrá tener al detalle los saldos que se tienen de acuerdo a cada edad.
3. Cronograma cuentas x pagar
Permite programar los pagos de las cuentas por pagar, para luego cruzarlo en un comprobante de egreso; inicialmente debe ingresar por la Ruta: Informes/Cuentas por pagar/Examinar cuentas x pagar.
Posteriormente, debe ubicarse en la columna Fecha Pagar, con el fin de establecer la fecha del pago de la factura seleccionada de manera manual.
Después, debe ingresar por la Ruta: Informes/Cuentas por pagar/Cronograma cuentas x pagar.
A. Período: seleccionar el período.
B. Consultar: permite visualizar la información consultada.
C. Seleccionar día: dar doble clic sobre el día programado.
Una vez esto, aparecerá la opción para seleccionar la factura de compra y luego dar clic en Causar, de esta manera se efectuará el pago en un comprobante de egreso.
4. Informes de cuentas por pagar
A través de la Ruta: Informes/Cuentas por pagar/Informe cuentas por pagar.
A. Período: selecciona el período de corte a consultar.
B. Cuentas: códigos contables parametrizados en formas de pago, que permite la consulta de los movimientos.
C. Tipo de Informe: podrá generar diferentes tipos de informe.
D. Agrupar por: podrá agrupar el informe con el fin de personalizar su presentación en pantalla o Excel.
E. Filtrar: permite aplicar filtros de consulta como: Tipo de comprobante, Proveedor, Ccostos, SCCosto, entre otros.
Nota: se adiciona nuevo filtro denominado “Nro externo”.
F. Ver Anticipos: al activar el parámetro, el informe reflejará los anticipos causados.
G. Fecha Causación y Fecha Vence: podrá hacer uso de estos filtros relacionando el rango de fechas de causación o de vencimiento de los comprobantes a consultar.
H. Imprimir: permite generar el informe en pantalla o directamente imprimirlo.
I. Excel: permite exportar la estructura del informe en Excel.
Finalmente, siguiendo estos procesos podrán realizar la consulta de las obligaciones de cuentas por pagar.
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