Notas a los Estados Financieros

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Las notas a los estados financieros son consideradas un estado financiero que deben presentar las empresas de los Grupos 1, 2 y 3. Estas notas contienen la información requerida por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), lo que permite comprender las políticas contables aplicadas en la elaboración de los estados financieros, así como ofrecer detalles adicionales que complementan y explican las cifras presentadas.

Según la sección 8 del Estándar NIIF para PYMES, las notas a los estados financieros constituyen información adicional a la presentada en los siguientes informes: el estado de situación financiera, el estado del resultado integral, el estado de resultados (si se presenta), el estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujo de efectivo. Estas notas proporcionan descripciones narrativas, desgloses de las partidas presentadas en dichos estados e información adicional relevante para una adecuada comprensión de los estados financieros.

Cada entidad debe incluir en las notas a los estados financieros la información necesaria que permita comprender la forma en que se elaboran los informes financieros, así como la situación financiera de la entidad.

Esta información según en los párrafos 3.24 y 8.4 del estándar para pymes se encuentra el orden sugerido para las notas a los estados financieros los cuales deben incluir:

• Una declaración en la que se exponga que los estados financieros han sido elaborados cumpliendo con el Estándar para Pymes.

• Un resumen de las políticas contables significativas aplicadas.

• Información de apoyo para las partidas presentadas en los estados financieros, en el mismo orden en que se presente cada estado y partida.

• Cualquier otra información por revelar.

Para acceder a las notas a los estados financieros, debe ingresar siguiendo la siguiente Ruta: Informes/Contabilidad/Informes Financieros/Notas a los estados financieros.

Al ingresar vera la siguiente ventana:

Esta elaboración la debe hacer manual ya que esto depende de las políticas contables de cada empresa.

Para crear una nueva nota, debe dar clic en el botón “Nuevo” y diligenciar los siguientes campos:

• A. Código: Ingrese el código que identificará de manera única la nota.

  
  

• B. Nota Nro.: Seleccione el número que se asignará a la nota en el orden de presentación.

  
  

• C. Título: Ingrese el nombre o encabezado descriptivo de la nota.

  
  

• D. Cuenta relacionada: Relacione la cuenta del Plan Único de Cuentas (PUC). En caso de manejar contabilidad bajo NIIF, indique también el código NIIF correspondiente a esa cuenta.

  
  

• E. Información actual de la nota: En esta pestaña, debe ingresar el contenido actualizado de la nota, incluyendo explicaciones, desgloses y cualquier otra información relevante para la comprensión del estado financiero relacionado. Este paso es obligatorio, ya que, de no completarlo, la información correspondiente no se mostrará correctamente en el sistema.

  
  

• F. Notas Memo: Las notas memo funcionan como información complementaria. Se utilizan para aclarar y detallar aspectos relevantes al momento de registrar la información contable. Estas notas permiten guardar o relacionar el comprobante donde se contabilizó un hecho importante, proporcionando un contexto adicional para una mejor comprensión de la transacción.

  
  

Para crear una nota tipo memo, debe ingresar a través del acceso directo ubicado en la pantalla principal con el nombre “Notas Memo”.

Luego, digitar los campos como fecha y la clase según sea el caso en clase existen 4:

A continuación, deberá diligenciar los campos correspondientes, como la fecha y la clase de la nota, según aplique. Las clases disponibles para seleccionar son las siguientes:

• NIIF: Para notas relacionadas con información bajo Normas Internacionales de Información Financiera.

  
  

• Inventarios: Para observaciones o comentarios relacionados con el manejo de inventarios.

  
  

• Terceros: Para notas que involucren información de clientes, proveedores u otros terceros.

  
  

• Comprobantes: Para registrar detalles o aclaraciones vinculadas a comprobantes contables.

  
  

Dependiendo de la clase seleccionada, el sistema habilitará automáticamente los campos correspondientes para su diligenciamiento, según la información específica que se requiera en cada caso.

Una vez finalizado el proceso, haga clic en "Grabar". La información registrada podrá ser consultada posteriormente en la pestaña de la ventana denominada "Consulta".

• G. Observaciones: En este campo puede ingresar información adicional o comentarios relevantes que complementen el contenido de las notas a los estados financieros.

  
  

• H. imprimir Informe: Una vez haya registrado y parametrizado todas las notas correspondientes, haga clic en la opción "Imprimir Informe". Esta acción generará un documento en formato Word que contiene toda la información pertinente de las notas ingresadas, listo para su revisión, presentación o archivo.