Baja en cuentas
Tabla de contenido
Establecer una guía práctica para la correcta ejecución de Baja en cuentas (castigo de cartera) y que el proceso se realice de manera uniforme, trazable y conforme a la normativa aplicable.
El procedimiento permite diferenciar correctamente entre:
Cartera vencida.
Deterioro de cartera.
Cartera deteriorada al 100 %.
Castigo o baja de la cuenta por cobrar.
Nota: el castigo contable de una cartera no significa automáticamente que el valor sea deducible fiscalmente.
¿Qué es el castigo de cartera?
El castigo de cartera consiste en dar de baja una cuenta por cobrar cuando, luego de realizar el análisis correspondiente y agotar las gestiones de cobro pertinentes, no existen expectativas razonables de recuperar, total o parcialmente, el valor adeudado.
Es importante precisar que el castigo de cartera no equivale a tener una cartera vencida. Una obligación vencida puede continuar siendo recuperable y, por tanto, no necesariamente cumple las condiciones para ser castigada.
Ejemplo
Una empresa tiene una factura de cuenta por cobrar:
Valor: $10.000.000 Vencimiento: 15/02/2025
El cliente no ha realizado ningún pago y la empresa ha efectuado diferentes gestiones de cobro sin obtener resultados.
Después de analizar la situación financiera del cliente, las gestiones realizadas y las posibilidades de recuperación, la empresa determina que la deuda no es recuperable.
En este caso puede evaluarse el castigo de la cartera, siempre que se cumplan las condiciones contables y fiscales aplicables.
Diferencia entre deterioro y castigo
Una cartera vencida no necesariamente está deteriorada y una cartera deteriorada no necesariamente está lista para ser castigada.
Diferencias entre cartera vencida, deterioro y castigo de cartera
Aspectos | Deterioro de cartera | Castigo de cartera |
Situación | Se identifica evidencia de una posible pérdida en la recuperación de la cuenta por cobrar. | Después del análisis y las gestiones de cobro, no existen expectativas razonables de recuperación. |
¿Existe una pérdida estimada? | Sí. Se estima el valor que podría no recuperarse. | Sí. Se determina que el valor adeudado no es razonablemente recuperable. |
¿La cuenta permanece en cartera? | Sí. La cuenta por cobrar permanece reconocida, pero se reconoce el deterioro correspondiente. | No. La cuenta se da de baja, de acuerdo con las políticas contables y los requisitos aplicables. |
¿Se reconoce una pérdida? | Sí. Se reconoce el deterioro correspondiente. | Sí. Si la cuenta ya estaba deteriorada, el castigo no necesariamente implica reconocer un nuevo gasto por el mismo valor. |
¿Requiere soportes? | Sí, para sustentar la evaluación y medición del deterioro. | Sí, y debe existir evidencia suficiente que sustente la decisión de dar de baja la cuenta. |
Resultado | La cuenta continúa reconocida, pero refleja una pérdida crediticia estimada. | La cuenta deja de reconocerse contablemente como cuenta por cobrar. |
Si requiere conocer cómo realizar el proceso de deterioro de cartera, puede consultar el manual Deterioro de Cartera, donde encontrará la orientación necesaria para llevar a cabo este procedimiento.
Ejemplo practico
Empresa ABC S.A.S. tiene una factura pendiente de pago del cliente Comercial XYZ S.A.S. por $15.000.000, emitida el 10 de marzo de 2024 y con vencimiento el 10 de abril de 2024.
Al momento del análisis, la factura presenta más de 360 días de vencimiento.
1. Identificación de la cartera
Concepto | Información |
Cliente | Comercial XYZ S.A.S. |
Factura | FV-1258 |
Valor | $15.000.000 |
Fecha de vencimiento | 10/04/2024 |
Antigüedad | +360 días |
Situación | Alto riesgo / requiere análisis |
Se revisa el expediente y se encuentra lo siguiente:
El cliente reconoce la deuda: Sí.
Se realizaron llamadas, correos y requerimientos de cobro: Sí.
El último pago fue realizado hace más de un año: Sí.
Se estableció un acuerdo de pago, pero fue incumplido: Sí.
Existen garantías: No.
Existe proceso jurídico: No.
Después de las gestiones realizadas, no existen expectativas razonables de recuperación: Sí.
La empresa ya había reconocido un deterioro del 100 %:
Cartera: $15.000.000
Deterioro: $15.000.000
Valor neto en libros: $0
Al existir una cartera con más de 360 días de vencimiento, gestiones de cobro documentadas, acuerdo incumplido, ausencia de garantías y sin expectativas razonables de recuperación, se recomienda continuar con el procedimiento interno de castigo, previa aprobación correspondiente.
Como el deterioro corresponde al 100 % de la cartera, la baja se realiza contra el deterioro acumulado:
Cuenta | Débito | Crédito |
Deterioro de cuentas por cobrar | $15.000.000 | |
Cuentas por cobrar – Comercial XYZ S.A.S. | $15.000.000 | |
Total | $15.000.000 | $15.000.000 |
Si la empresa concluye que la totalidad de la deuda es incobrable y cumple los criterios de baja en cuentas de la Sección 11 de la NIIF para las PYMES, debe reconocer primero el deterioro adicional del 50 %.
Registro del deterioro adicional
Cuenta | Débito | Crédito |
Gasto por deterioro de cuentas por cobrar | $7.500.000 | |
Deterioro acumulado de cuentas por cobrar | $7.500.000 | |
Total | $7.500.000 | $7.500.000 |
Después de este registro, la cartera tendrá un deterioro acumulado del 100 %.
Registro contable de la baja en cuentas
Una vez cumplidos los criterios para retirar la cuenta por cobrar de los estados financieros, se registra:
Cuenta | Débito | Crédito |
Deterioro acumulado de cuentas por cobrar | $15.000.000 | |
Cuentas por cobrar – Comercial XYZ S.A.S. | $15.000.000 | |
Total | $15.000.000 | $15.000.000 |
Este proceso se puede realizar mediante una nota contable en SysCafé. Antes de efectuar el registro, recuerda consultar el libro auxiliar para verificar los saldos de las cuentas de deterioro y de cartera que se van a castigar, garantizando que los valores registrados sean correctos.
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