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Liquidación Final

Actualizado: 2 oct 2023

Nómina \ Liquidación Final


La liquidación del contrato de trabajo se realiza cuando el trabajador se desvincula definitivamente de la empresa, y se liquidan todos los conceptos que el empleador le sale a deber al trabajador al momento de su retiro definitivo.


El pago de la liquidación laboral se debe hacer el mismo día en que el contrato de trabajo termina. El Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo señala que, si la liquidación no se paga al terminar el contrato de trabajo, el empleador debe pagar una sanción o indemnización moratoria.


Nota: aplica para los módulos que tengan el complemento de nómina.


A continuación, podrá observar cómo elaborar estos comprobantes; debe ingresar por la Ruta: Procesos/Nómina/Liquidaciones Especiales/Liquidación final, elija el documento que debe estar creado previamente en el catálogo de comprobantes.



Una vez seleccione el documento, presione la opción elegir y diligencie los siguientes campos:



A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento o registro contable, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA (es de precisar que ese campo hace referencia a la fecha contable con la que quedará el documento).


B. Detalle: relacione el detalle del documento.


C. Periodo de liquidación: digite el periodo de liquidación en su formato MM/DD/AAAA, es de aclarar, que para liquidación final no es necesario digitar las fechas de inicio y terminación de contrato, sino el mes en que se liquida hasta el día de terminación de contrato o del mes, para el ejemplo el contrato finalizo el 30 de junio; por lo tanto en el periodo de liquidación tendrá que relacionar del 01-junio-2022 hasta 30-junio-2022.


D. Inicio contrato: dato que se relaciona de manera automática de acuerdo a la información parametrizada en el contrato de la hoja de vida.


E. Vacaciones pagas hasta: esta fecha corresponde a las últimas vacaciones pagas, este dato es tomado automáticamente del contrato de trabajo.


F. Cesantías pagas hasta: esta fecha corresponde al último pago realizado de las cesantías al fondo correspondiente, este dato es tomado automáticamente del contrato de trabajo.


G. Terminación contrato: información que se relaciona automáticamente de los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.


H. Liquidación: digite una fecha igual o superior al día de terminación de contrato. Ejem: si un contrato termina el día 28 de junio de 2022, en la nómina periódica del 01 de junio al 30 de junio de 2022; se liquidan los 28 días que trabajo el colaborador, en el campo de liquidación en el comprobante final deberá digitar el último día del mes que culmino su contrato o una fecha superior (06-30-2022); de lo contrario no se tendrán en cuenta para la liquidación los 28 días liquidados en junio.


I. Fecha promedio cesantías: esta fecha tendrá en cuenta para el cálculo de las cesantías; si el trabajador viene de un periodo anterior, lo proporcional a las cesantías ya deben estar consignadas al fondo; si por el contrario se retira en el mismo año que ingreso a la empresa, en este campo deberá digitar el primer día que inicio a laborar.


J. Días: lo asigna el sistema automáticamente según los días liquidados en la nómina periódica.


K. A descontar: digite el número de días a descontar y el sistema resta de la liquidación el valor de los días descontados.


L. No aplicar días a Intereses de Cesantías: marque la casilla si desea que al liquidar intereses no aplique el número de días en la fórmula de liquidación.


M. Contrato Actual: presione este botón para realizar la liquidación del contrato donde mostrará el detalle de la liquidación.


N. Liquidación: presione este botón para imprimir la liquidación del contrato.


O. Grabar: una vez esté liquidado el contrato, es importante GRABAR el documento.


Nota: Se habilita un nuevo parámetro avanzado denominado "Representación con base al promedio mensual para liquidación mensual”



Para que en las liquidaciones finales se calcule de manera correcta los conceptos prestacionales para entidades oficiales. Además, debe acceder a través de la Ruta: Archivos/Catálogos nómina/Conceptos/Herramientas/Bases prestacionales, y retirar los conceptos de: bonificación y las primas, ya que estos no se deben tomar sobre el último liquidado, sino con lo que liquida en el momento.

Siguiendo este paso a paso podrá realizar de manera confiable la liquidación final de sus colaboradores.

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