Amortización de Diferidos

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1. Parametrización de Cuentas

2. Causación del Diferido

3. Configuración y Generación del Diferido

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La amortización de diferidos es un proceso contable que consiste en distribuir los gastos de los pagos realizados por adelantado a lo largo del tiempo, según la vida útil del gasto. Estos pagos, que aún no se han reconocido como gasto total, se van registrando de manera gradual en los estados financieros. La amortización puede realizarse en meses o incluso en años, dependiendo de la naturaleza del gasto, y se reconoce conforme el beneficio del pago se consume o utiliza.

En este manual se explicará el paso a paso para manejar el proceso en el software SysCafé.

1.  Parametrización de cuentas

Lo primero que debe tener en cuenta es la creación y configuración de la cuenta del activo para cada diferido a manejar, esto se debe realizar por el plan de cuentas ingresando a través de la Ruta: Archivos/Catálogo plan de cuentas

Nota: se recomienda manejar auxiliares en las cuentas.

Además, debe crear la cuenta de gasto a la cual se trasladarán los saldos de los diferidos a medida que transcurra el tiempo. Puede optar por utilizar una única cuenta de gasto para todos los activos, o si prefiere llevar un control más detallado, puede crear una cuenta de gasto específica para cada activo.

2. Causación del Diferido

Una vez que se hayan creado las cuentas, es necesario cargarles saldo mediante un comprobante contable, como por ejemplo una nota de contabilidad, comprobante de egreso, factura de compra, entre otros, esto lo debe realizar por cada cuenta.

3. Configuración y generación del diferido

Para realizar el proceso de amortización de diferidos, ingrese a través de la Ruta: Procesos/ Contables/ Amortización diferidos.

Al ingresar al proceso, seleccione el periodo en el cual quedó registrado el saldo contable o el saldo de la cuenta. Luego, haga clic en la opción denominada “Configurar diferidos”, lo que abrirá una ventana para realizar la amortización de los diferidos. Posteriormente, deberá hacer clic en la opción “Nuevo” para proceder con la parametrización de la amortización de cada una de las cuentas.

Se habilitará una nueva ventana donde deberá completar los siguientes campos:

• Detalle:  ingrese el detalle del diferido a configurar.

  
  

• Trasladar desde: En esta sección, debe ingresar la cuenta de origen donde se encuentra el saldo inicial y seleccionar el tercero correspondiente.

  
  

• Trasladar a: Ingrese la cuenta a la cual se trasladará el valor diferido, que corresponde a la cuenta del gasto. También deberá ingresar el tercero relacionado.

  
  

• Valor del diferido: En esta sección, debe ingresar el periodo, el monto a diferir y el número de meses durante los cuales se realizará la amortización del saldo.

Por último, al hacer clic en grabar, la configuración realizada aparecerá en la ventana de la Amortización de diferidos, donde podrá verificar y continuar con el proceso de amortización.

Una vez que haya realizado el proceso anterior, regrese a la ventana principal. Antes de generar el comprobante, podrá ver un informe de diferidos, es decir, la configuración que realizó previamente. También tendrá la opción de exportarlo a Excel para su revisión. Después de esto, haga clic en el botón "Siguiente" para continuar.

La nota de contabilidad queda de la siguiente manera:

Por último, haga clic en "Grabar" para culminar el proceso y guardar la información ingresada, completando así el registro contable correspondiente.