Manejo de Turnos

Procesos/ Facturación

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Tabla de Contenido

• Turnos por Usuario

• Turnos por PC

• Turnos por Usuario y PC

• Parámetro Avanzado

• Informes

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El manejo de turnos es una funcionalidad del software SysCafé diseñada para brindar mayor control y organización en los procesos de facturación y administración de caja. A través de esta herramienta, es posible garantizar que únicamente los usuarios con un turno o equipo asignado puedan realizar facturas y puedan realizar un conteo por turno, lo que facilita el seguimiento de las operaciones diarias. Además, el manejo de turnos permite llevar un control más preciso de los conteos de caja, optimizando la supervisión de ingresos y reduciendo el riesgo de inconsistencias. Esta funcionalidad se adapta a las necesidades operativas de cada empresa mediante diferentes modalidades de asignación:

• Turnos por usuario: el turno se asigna directamente a un usuario específico, permitiendo controlar sus operaciones de manera individual.

  
  

• Turnos por PC: el turno se vincula a un equipo de cómputo determinado, asegurando que las transacciones realizadas desde ese dispositivo estén bajo un control definido.

  
  

• Turnos por usuario y PC: combina ambas opciones, asignando el turno a un usuario que debe operar desde un equipo específico, lo que proporciona un nivel adicional de control.

Turnos por Usuario

Los turnos por usuario permiten llevar un control de la facturación y del conteo de caja de acuerdo al usuario que se le haya asignado el turno. Si un usuario intenta facturar sin tener un turno activo, el sistema no le permitirá realizar el proceso de facturación. Para su configuración, realice los siguientes pasos:

Parámetro avanzado

Para configurar el control de cierre de caja por turnos deberá ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados, Facturación POS/Usar módulo para cierre de caja por turnos, establezca turnos por usuario.

Usuarios

Ingrese por la ruta: Sistema/Parámetros/Usuarios y permisos, seleccione uno de los usuarios que manejará la caja, al cual le deberá habilitar le permiso "Examinar conteos de caja" y "Examinar turnos".

Si estos parámetros no están activos no tendrá acceso al manejo de conteo de caja y turnos.

Ingrese por la ruta: Procesos/Facturación/Turnos:

A. Configuración: permite visualizar la configuración establecida en los parámetros avanzados ya sea; turnos por usuario, turnos por pc o turnos por usuario y pc.

B. Nuevo: permite la creación de nuevos turnos.

• Usuario: seleccione el usuario al cual le establecerá el turno.

• Inicia: establezca la fecha y hora en la que empezará el turno.

• Finaliza: establezca la fecha y hora en la que culminará el turno.

• Creado por: mostrará el código del usuario que realizo la creación del turno.

• Estado: indica si el turno esta abierto o cerrado.

Abierto: permitirá la facturación a el usuario siempre y cuando se encuentren dentro del rango de fechas establecido.

Cerrado: indicará que el turno ha finalizado; esto significa que un turno en estado cerrado no podrá facturar, a menos que se modifique, se prolongue su tiempo y se establezca nuevamente en estado "abierto".

Nota: no podrá realizar la creación de turnos en una hora o fecha anterior a la que se encuentre actualmente en el equipo.

En caso de que un usuario intente facturar en un horario al que no corresponde su turno, el sistema mostrará la siguiente validación.

C. Modificar: herramienta que permite la modificación del turno.

D. Eliminar: permite la eliminación de turnos que aún no contienen movimientos; en caso de que se intente eliminar un turno que ya presenta movimientos, se generará la siguiente validación: "No puede eliminar el turno, presenta movimientos".

E. Desde / Hasta: campo que funciona como filtro de rango de fechas de los turnos creados. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

F. Usuario: campo que funciona como filtro de los turnos correspondientes al usuario seleccionado. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

G. Estado: campo que funciona como filtro de los turnos según el estado seleccionado. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

H. Consultar: permite la consulta de información de turnos.

I. Abrir: permite la apertura de turnos cuando estén en estado cerrado.

J. Cerrar: permite realizar el cierre del turno abierto.

K. Excel: permite descargar en formato Excel el manejo de turnos.

Nota: si es posible la creación de turnos entre el mismo horarios con diferentes usuarios.

Conteo de Caja

Herramienta que permite registrar de manera más fácil la cantidad de dinero recaudada en un turno, permitiendo registrar los valores en efectivo, tarjetas, cheques u otros medios de pago.

A. Turno: en caso de ser un usuario normal únicamente podrá visualizar el turno asignado a su usuario, si se ingresa desde el usuario "Administrador" podrá ingresar a cualquier turno para realizar el conteo.

B. Nuevo: permite la creación de un nuevo conteo. Para el dinero en efectivo deberá registrar la cantidad de monedas o billetes y el sistema calculará el valor automáticamente. Para medios de pago como tarjetas, cheques o para establecer una base inicial con la que comienza la caja, deberá digitar el valor correspondiente.

C. Modificar: puede realizar la modificación del algún conteo que haya sido grabado.

D. Eliminar: permite eliminar el registro de un conteo de caja.

E. Consultar: podrá consultar la información del conteo según el rango de fechas establecido.

F. Desde/Hasta: podrá establecer un rango de fechas para consultar conteos de caja realizados.

G. Excel: permite descargar en formato Excel los registros de conteos de caja.

Finalmente de esta forma podrá dar manejo al manejo de turnos por usuario.

Turnos por PC

Los turnos por PC permiten llevar un control de la facturación y del conteo de caja de acuerdo con el PC al que se le haya asignado el turno. Si un usuario intenta facturar en otro equipo que no se el PC asignado, el sistema no le permitirá realizar este proceso. Para su configuración, realice los siguientes pasos:

Parámetro avanzado

Para configurar el control ce cierre de caja por turnos deberá ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados, Facturación POS/Usar módulo para cierre de caja por turnos, establezca turnos por usuario.

Usuarios

Ingrese por la ruta: Sistema/Parámetros/Usuarios y permisos, seleccione uno de los usuarios que manejara la caja, al cual le deberá habilitar le permiso "Examinar conteos de caja" y "Examinar turnos".

Si estos parámetros no están activos no tendrá acceso al manejo de conteo de caja y turnos.

Ingrese por la ruta: Procesos/Facturación/Turnos:

A. Configuración: permite visualizar la configuración establecida en los parámetros avanzados ya sea; turnos por usuario, turnos por pc o turnos por usuario y pc.

B. Nuevo: permite la creación de nuevos turnos.

• Inicia: establezca la fecha y hora en la que empezará el turno.

• Finaliza: establezca la fecha y hora en la que culminará el turno.

• Creado por: mostrará el código del usuario que realizo la creación del turno.

• PC: nombre del equipo PC.

• Estado: indica si el turno está abierto o cerrado.

Abierto: permitirá la facturación a el usuario siempre y cuando se encuentren dentro del rango de fechas establecido.

Cerrado: indicará que el turno ha finalizado; esto significa que un turno en estado cerrado no podrá facturar, a menos que se modifique, se prolongue su tiempo y se establezca nuevamente en estado "abierto".

Nota: no podrá realizar la creación de turnos en una hora o fecha anterior a la que se encuentre actualmente en el equipo.

En caso de que otro equipo PC intente facturar en un horario al que no corresponde su turno, el sistema mostrará la siguiente validación.

C. Modificar: herramienta que permite la modificación del turno.

D. Eliminar: permite la eliminación de turnos que aún no contienen movimientos; en caso de que se intente eliminar un turno que ya presenta movimientos, se generará la siguiente validación: "No puede eliminar el turno, presenta movimientos".

E. Desde / Hasta: campo que funciona como filtro de rango de fechas de los turnos creados. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

F. Usuario: campo que funciona como filtro de los turnos correspondientes al usuario seleccionado. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

G. Estado: campo que funciona como filtro de los turnos según el estado seleccionado. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

H. Consultar: permite la consulta de información de turnos.

I. Abrir: permite la apertura de turnos cuando estén en estado cerrado.

J. Cerrar: permite realizar el cierre del turno abierto.

K. Excel: permite descargar en formato Excel el manejo de turnos.

Nota: si es posible la creación de turnos entre el mismo horario con diferentes PC.

Conteo de Caja

Herramienta que permite registrar de manera más fácil la cantidad de dinero recaudada en un turno, permitiendo registrar los valores en efectivo, tarjetas, cheques u otros medios de pago.

A. Turno: en caso de ser un usuario normal únicamente podrá visualizar el turno asignado a el PC del turno, si se ingresa desde el usuario "Administrador" podrá ingresar a cualquier turno para realizar el conteo.

B. Nuevo: permite la creación de un nuevo conteo. Para el dinero en efectivo deberá registrar la cantidad de monedas o billetes y el sistema calculará el valor automáticamente. Para medios de pago como tarjetas, cheques o para establecer una base inicial con la que comienza la caja, deberá digitar el valor correspondiente.

C. Modificar: puede realizar la modificación del algún conteo que haya sido grabado.

D. Eliminar: permite eliminar el registro de un conteo de caja.

E. Consultar: podrá consultar la información del conteo según el rango de fechas establecido.

F. Desde/Hasta: podrá establecer un rango de fechas para consultar conteos de caja realizados.

G. Excel: permite descargar en formato Excel los registros de conteos de caja.

Finalmente de esta forma podrá dar manejo al manejo de turnos por PC.

Turnos por Usuario y PC

Los turnos por usuario y PC combinan ambas funcionalidades, por lo que ofrecen un control más estricto. Para permitir la facturación, esta deberá realizarse bajo el usuario y el PC correspondientes al turno asignado; de lo contrario, el sistema no permitirá facturar.

Parámetro avanzado

Para configurar el control ce cierre de caja por turnos deberá ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados, Facturación POS/Usar módulo para cierre de caja por turnos, establezca turnos por usuario.

Usuarios

Ingrese por la ruta: Sistema/Parámetros/Usuarios y permisos, seleccione uno de los usuarios que manejara la caja, al cual le deberá habilitar le permiso "Examinar conteos de caja" y "Examinar turnos".

Si estos parámetros no están activos no tendrá acceso al manejo de conteo de caja y turnos.

Ingrese por la ruta: Procesos/Facturación/Turnos:

A. Configuración: permite visualizar la configuración establecida en los parámetros avanzados ya sea; turnos por usuario, turnos por pc o turnos por usuario y pc.

B. Nuevo: permite la creación de nuevos turnos.

• Usuario: seleccione el usuario al cual le establecerá el turno.

  
  

• Inicia: establezca la fecha y hora en la que empezará el turno.

• Finaliza: establezca la fecha y hora en la que culminará el turno.

• Creado por: mostrará el código del usuario que realizo la creación del turno.

• PC: nombre del equipo PC.

• Estado: indica si el turno esta abierto o cerrado.

Abierto: permitirá la facturación a el usuario siempre y cuando se encuentren dentro del rango de fechas establecido.

Cerrado: indicará que el turno ha finalizado; esto significa que un turno en estado cerrado no podrá facturar, a menos que se modifique, se prolongue su tiempo y se establezca nuevamente en estado "abierto".

Nota: no podrá realizar la creación de turnos en una hora o fecha anterior a la que se encuentre actualmente en el equipo.

En caso de que otro equipo PC o usuario intente facturar en un horario al que no corresponde su turno, el sistema mostrará la siguiente validación, "No se encontró turno abierto".

De igual forma si se cumple solo una de las dos condiciones el sistema mostrará la validación "No se encontró turno abierto".

C. Modificar: herramienta que permite la modificación del turno.

D. Eliminar: permite la eliminación de turnos que aún no contienen movimientos; en caso de que se intente eliminar un turno que ya presenta movimientos, se generará la siguiente validación: "No puede eliminar el turno, presenta movimientos".

E. Desde / Hasta: campo que funciona como filtro de rango de fechas de los turnos creados. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

F. Usuario: campo que funciona como filtro de los turnos correspondientes al usuario seleccionado. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

G. Estado: campo que funciona como filtro de los turnos según el estado seleccionado. Debe dar clic en "Consultar" para aplicar el filtro.

H. Consultar: permite la consulta de información de turnos.

I. Abrir: permite la apertura de turnos cuando estén en estado cerrado.

J. Cerrar: permite realizar el cierre del turno abierto.

K. Excel: permite descargar en formato Excel el manejo de turnos.

Conteo de Caja

Herramienta que permite registrar de manera más fácil la cantidad de dinero recaudada en un turno, permitiendo registrar los valores en efectivo, tarjetas, cheques u otros medios de pago.

A. Turno: en caso de ser un usuario normal únicamente podrá visualizar el turno asignado al PC y usuario del turno, si se ingresa desde el usuario "Administrador" podrá ingresar a cualquier turno para realizar el conteo.

B. Nuevo: permite la creación de un nuevo conteo. Para el dinero en efectivo deberá registrar la cantidad de monedas o billetes y el sistema calculará el valor automáticamente. Para medios de pago como tarjetas, cheques o para establecer una base inicial con la que comienza la caja, deberá digitar el valor correspondiente.

C. Modificar: puede realizar la modificación del algún conteo que haya sido grabado.

D. Eliminar: permite eliminar el registro de un conteo de caja.

E. Consultar: podrá consultar la información del conteo según el rango de fechas establecido.

F. Desde/Hasta: podrá establecer un rango de fechas para consultar conteos de caja realizados.

G. Excel: permite descargar en formato Excel los registros de conteos de caja.

Finalmente, de esta forma podrá dar manejo al manejo de turnos por usuario y PC.

Parámetro Avanzado

Desde la configuración de parámetros avanzados contamos con el parámetro "Creación de turno automático cuando no existe turno habilitado y permite registrar turno antes de la hora de ingreso".

Al establecer el parámetro en valor "Si" e ingresar desde cualquier usuario a el proceso de facturación se creará el turno automáticamente, al cerrarlo y se grabara la fecha de finalización.

Informes

1. Filtro por Turnos Informe Diario de Facturación: se implementa una mejora en el Informe diario de facturación mediante la incorporación de un filtro por turnos. Esta funcionalidad permite filtrar e identificar los movimientos registrados dentro del turno seleccionado, facilitando así un control más preciso de la información.

2. Informe de Cierre POS: se implementa una mejora en el Informe de Cierre POS mediante la habilitación de un nuevo tipo de consulta denominado "Turnos", el cual permite seleccionar un turno específico para realizar una consulta detallada de las ventas registradas durante dicho periodo. Esta funcionalidad facilita el seguimiento y control de las operaciones asociadas a cada turno.

3. Estado de Caja: se implementa una mejora en el Informe de Estado de Caja mediante la habilitación de un nuevo tipo de consulta denominado "Turnos", el cual permite seleccionar un turno específico para realizar una consulta detallada de las ventas registradas durante dicho periodo. Esta funcionalidad facilita el seguimiento y control de las operaciones asociadas a cada turno.