Nómina Electrónica- Sistema Externo
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La funcionalidad Nómina electrónica – Sistema externo permite incorporar al sistema SysCafé la información de nómina electrónica generada desde un software externo, facilitando el almacenamiento y gestión de estos registros dentro del sistema. Esta herramienta está orientada principalmente a empresas que se encuentran en proceso de transición hacia SysCafé y requieren conservar la información histórica de sus nóminas, así como a aquellas que prefieren importar la información mediante archivos de texto, en lugar de realizar el registro manual de cada concepto.
Mediante esta funcionalidad es posible importar la información correspondiente a las nóminas electrónicas previamente generadas, permitiendo que los datos queden registrados en SysCafé para su posterior consulta y gestión. Antes de realizar la importación, es necesario que la información básica requerida para relacionar los registros se encuentre previamente configurada en el sistema. Entre esta información se incluye la creación de contratos, conceptos de nómina, centros de trabajo, dependencias y cargos, entre otros datos necesarios para la correcta identificación y asociación de la información importada.
Para consultar la estructura que debe tener el archivo utilizado para importar la información de nómina electrónica, ingrese por la ruta: Procesos/Generales/Importar información/Nómina Electrónica – Sistema externo.
Una vez allí, seleccione la opción "Cargar registros" y haga clic en "Información archivo tipo 1". El sistema mostrará la estructura requerida para el archivo, indicando el orden y la descripción de cada uno de los campos que deben conformarlo.
Para la importación de los conceptos de nómina, los campos deben organizarse en el siguiente orden: ccempleado, nrocontrato, concepto, valor, cantidad, porce, descripcion, tipoinca, fechaini, fechafin. Cada línea del archivo corresponde a un concepto de nómina asociado a un empleado y contrato. Por lo tanto, la estructura debe repetirse tantas veces como conceptos deban registrarse para cada empleado.
Por ejemplo, la estructura:
ccempleado,nrocontrato,concepto,valor,cantidad,porce,descripcion,tipoinca,fechaini,fechafinse diligenciaría con los valores correspondientes de cada registro:
93406469,93406469-A,SUELDO,1500000,30,0,,,,93406469,93406469-A,PENSION,15000,30,4,,,,
93406469,93406469-A,SALUD,25000,30,4,,,,
En este ejemplo, el empleado identificado con la cédula 93406469 y el contrato 93406469-A tiene registrados tres conceptos: SUELDO, PENSIÓN y SALUD. Cada concepto se registra en una línea independiente, conservando el mismo orden de los campos.
Una vez cuente con su archivo "TXT" seguiremos a la importación.
Una vez se haya diligenciado la información seleccione la pestaña "Configuración" e indique el separador de los campos del archivo tipo texto, luego seleccione el tipo de comprobante a generar ejemplo nómina individual "PN1".
Seleccione la opción "Cargar registros" y seleccione el archivo tipo texto elaborado.
En caso de que el archivo presente alguna novedad en la pestaña "Resultados" mostrará que campos no cuentan con la estructura.
Por último seleccione la opción "Importar" de esta forma el comprobante PN1 será creado en el sistema.
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