Conciliador Fiscal de Documentos Electrónicos

Documentos Electrónicos \ Conciliador Fiscal de Documentos Electrónicos

El Conciliador Fiscal de Documentos Electrónicos es una herramienta que permite comparar y verificar que la información registrada en el software SysCafé, correspondiente a los diferentes documentos electrónicos, coincida con la información enviada a la DIAN. Estos documentos pueden incluir facturas electrónicas de venta, notas crédito y débito de facturación, documento equivalente POS, documentos soporte de pago de nómina electrónica, notas de ajuste de nómina electrónica, documentos soporte para no obligados a facturar y nota de ajuste del documento soporte para no obligados a facturar.

Nota: no aplica para eventos de facturación electrónica.

Su función principal es detectar errores o diferencias entre lo reportado a la DIAN y lo que está registrado en el software SysCafé, es comúnmente utilizada cuando:

• Las empresas presentan pérdida de información, ya que, una vez registrados los documentos, pueden asignar el respectivo cufe.

  
  

• Las empresas que requieren conciliar la información de documentos electrónicos proveniente de puntos distribuidos.

  
  

• Situaciones donde la base de datos presente daños que afecten los cufes de los documentos.

Para llevar a cabo este proceso, se toma la información previamente enviada a la DIAN, se descarga en un archivo de Excel y posteriormente se carga en el programa SysCafé, donde se realiza una comparación con los datos registrados en el sistema. De esta manera, es posible identificar de forma rápida y precisa los documentos que presentan inconsistencias o discrepancias.

Para descargar el archivo debe dirigirse al portal de la DIAN al siguiente enlace https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login, ingrese sus datos de acceso.

Continúe Ingresando por la ruta: Menú/Histórico/Descargar Listado.

Allí, seleccione el rango de fechas de los documentos electrónicos que desea descargar.

Una vez descargado el archivo con la herramienta de conciliación fiscal de documentos electrónicos disponible, debe seguir el siguiente paso a paso:

1. Ingrese al conciliador a través de la ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación electrónica o por medio del acceso directo "Documentos Electrónicos", en la pestaña denominada "Conciliación DIAN".

2. Seleccionando el botón "Importar registros DIAN", se abrirá el explorador de archivos donde podrá seleccionar el archivo descargado directamente de la DIAN.

Nota: recuerde que para importar archivos XLS al programa SysCafé este debe estar guardado mediante "Libro de Microsoft Excel 5.0/95". Una vez que el archivo se haya importado, el sistema mostrará automáticamente los resultados de los registros importados. 

2. Después de importar el archivo, haga clic en el botón "Consultar", tomando en cuenta las fechas ingresadas y el archivo descargado de la DIAN. El sistema mostrará información como el CUFE, el tipo de comprobante, el prefijo y la observación. Esta información permitirá realizar la comparación de los registros.

Igualmente existen filtros como:

A. Todo: muestra toda la información a consultar

B. Solo con diferencias: muestra las discrepancias existentes entre los documentos registrados en el sistema y el archivo descargado de la DIAN, tomando como base el CUFE. Estas diferencias pueden corresponder a inconsistencias en el NIT o en los valores del IVA.

C. Solo sin coincidencia DIAN: consulta la información contenida en el archivo descargado de la DIAN y muestra los documentos electrónicos que no están registrados en el software.

D. Solo sin coincidencia Local: muestra los documentos en el sistema que no tienen coincidencia con los registros de la DIAN, es decir, aquellos documentos registrados en el sistema que no aparecen en la DIAN.

E. Reparar cufes: esta herramienta es de uso exclusivo para el usuario de soporte técnico y permite reemplazar los cufes obtenidos desde el archivo adjunto con los consultados directamente en el sistema.

Nota: es importante tener en cuenta que esta función no considera los filtros mencionados en los literales A al D, ya que su propósito es realizar una corrección global de los CUFE que presentan diferencias entre el sistema y la plataforma de la DIAN.

Por lo tanto, la ausencia de coincidencias locales no implica la creación del documento y, en caso de existir diferencias, estas no serán corregidas en su totalidad, dado que el alcance de la función se limita exclusivamente a la corrección del CUFE.