Cuentas por Pagar- Vigencias Anteriores
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Actualizado: 11 ago
Oficial/ Movimientos/ Vigencias anteriores
Tabla de Contenido
En el contexto del sector público colombiano, las cuentas por pagar de vigencias anteriores son obligaciones económicas originadas en una vigencia fiscal pasada, que no se alcanzaron a pagar antes del cierre de ese año, a pesar de haber estado legal y presupuestalmente respaldadas.
En SysCafé, el movimiento de cuentas por pagar de vigencias anteriores debe elaborarse cuando la ejecución presupuestal fue certificada, registrada y obligada es decir se ejecutó hasta el comprobante de "Obligación presupuestal" o si quedo el saldo de una obligación pendiente. Por tanto, para continuar con la ejecución del rubro en la nueva vigencia, es necesario realizar la constitución de la obligación presupuestal y de esta forma terminar con el movimiento de giro presupuestal.
Nota: La ejecución presupuestal de las vigencias anteriores debe realizarse utilizando los rubros presupuestales correspondientes a la vigencia actual.
1. Creación del tipo de comprobante
Para dar continuidad a la ejecución del rubro presupuestal, debe tener en cuenta la creación de los siguientes comprobantes, los cuales permiten ejecutar los saldos pendientes correspondientes a vigencias anteriores.
Debe ingresar por la ruta: Archivo/ Catálogo tipo de comprobante/Nuevo.
Allí deberá seleccionar la clase "Constitución cuentas por pagar presupuestal" y grabar. Este comprobante nos permitirá asignar el saldo pendiente por pagar de la vigencia anterior.
Por último, debe crear el tipo de comprobante "Giro cuentas por pagar presupuestal" por la ruta: Archivo/ Catálogo tipo de comprobante/Nuevo/ Giro cuentas por pagar presupuestal. Este comprobante nos permitirá pagar la obligación.
De esta forma contará con todos los documentos necesarios para ejecutar los saldos pendientes correspondientes a vigencias anteriores.
2. Movimientos
2.1 Constitución cuenta por pagar presupuestal.
Para iniciar con la constitución de la cuenta por pagar presupuestal debemos partir de que previamente debe existir un certificado de disponibilidad, uno o varios registros presupuestales, una o varias obligaciones por el valor que se haya asignado, para el ejemplo tomaremos el concepto de honorarios administrativos, el cual fue certificado por un valor de 14'000.000, registrado por 14'000.000, obligado en 4 obligaciones por un valor de 3'600.000 y cuenta con un giro de 3'600.000.
Según el caso se deben crear 3 comprobantes de constitución de cuentas por pagar ya que 1 fue ejecutada en su totalidad, es por esto que se realizaran 3 constituciones de cuentas por pagar y sus 3 giros de cuentas por pagar.
Una vez creados los tipos de comprobantes necesarios puede iniciar con la constitución de la cuenta por pagar, debe ingresar a través de la ruta: Movimientos/Vigencias anteriores/Cuentas por pagar seleccione el comprobante "Constitución cuenta por pagar presupuestal" y seleccione la vigencia presupuestal actual.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la reserva presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E. Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: permite habilitar un campo para adicionar el código presupuestal y así registrar su valor, además de adicionar los clasificadores si lo requiere.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales.
K. Busca: permite habilitar un buscador de los códigos presupuestales. Para acceder a el listado debe presionar la tecla "F4" y luego seleccionar el código correspondiente.
L. Exporta/Importa: permite exportar la información visible a un archivo en Excel y, de igual forma, importar datos desde una plantilla establecida, facilitando la carga masiva de información al sistema.
M. Herramientas: opciones complementarias del comprobante.
N. Forma de pago: podrá seleccionar la forma de pago del documento.
O. Agregar concepto: permite relacionar concepto preestablecidos del catálogo de conceptos de ingresos / egresos.
P. Grabar: guarda de manera definitiva la información registrada.
Recuerde que, en el comprobante de constitución de cuentas por pagar de vigencias anteriores, se entiende que la imputación contable ya fue registrada en la vigencia anterior. Por lo tanto, este comprobante no debe generar un registro contable.
2.2 Giro cuentas por pagar presupuestal.
Seguido si requiere efectuar el pago debe ingresar por la ruta: Movimientos/Vigencias anteriores/Cuentas por pagar, seleccione el comprobante "Giro cuentas por pagar presupuestal" y seleccione la vigencia presupuestal actual.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece el giro de reserva presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E. Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Obligación: permite seleccionar la obligar por cruzar.
J. F.pago: podrá seleccionar la forma de pago del documento.
K. Adicionar: permite habilitar un campo para adicionar el código presupuestal y así registrar su valor, además de adicionar los clasificadores si lo requiere.
L. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales.
M. Agregar concepto: permite relacionar concepto preestablecidos del catalogo de conceptos de ingresos / egresos.
N. Herramientas: opciones complementarias del comprobante.
O. Grabar: guarda de manera definitiva la información registrada
Finalmente, así habrá finalizado la ejecución de la cuenta por pagar de vigencias anteriores.
Recuerde que en el comprobante de giro de cuentas por pagar presupuestal, si debe contar con la imputación contable del giro.
3. Informes
En informes podrá visualizar los movimientos desde la clasificación "Ctas x pagar" puede ver un informe de presupuesto oficial desde la ruta: Informes/Presupuesto oficial/Examinar ejecución presupuestal.
Finalmente, siguiendo el paso a paso de este manual habrá finalizado la ejecución de las cuentas por pagar.
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