Examinar Cruce de Documentos
Actualizado: 21 nov
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Herramienta diseñada para facilitar la búsqueda de facturas y su trazabilidad entre documentos como: pedidos, remisiones, cotizaciones, devoluciones, órdenes de compra y compras, optimizando así el monitoreo eficiente de cada factura y su impacto en los documentos asociados. Este proceso permite un seguimiento detallado de las relaciones entre los diferentes documentos, asegurando una gestión más ágil, precisa y transparente en todo momento. Para ingresar debe ir a través de la Ruta: Procesos/ Facturación/ Examinar cruce de documentos.
1.Configuración
Para realizar una consulta exitosa y de acuerdo con las necesidades específicas, lo primero es configurar adecuadamente el proceso de consulta. Se debe ingresar a la pestaña denominada “Configuración”. Allí encontrará la siguiente información:
A. Plantillas de Configuración: mecanismo que permite gestionar directamente las opciones disponibles para establecer el orden en el que se afectarán los documentos.
B. Clase doc: hace referencia refiere al tipo de documento que se utilizará en cada paso del proceso.
C. Afecta a: campo que indica a qué documento afectará la acción configurada.
D. Nombre saldo: título que se asignará en cada columna de la pestaña de comprobantes, indicando el saldo asociado a cada documento.
E. Formula saldo: especifica el método o la operación matemática que se aplicará para calcular el saldo en cada columna.
F. Tipodoc. Específicos: permite filtrar el tipo de documento específico que desea consultar, según la selección del comprobante inicial (se pueden agregar hasta 25 tipos de comprobante en especifico).
G. COMPRB.INICIAL: es el primer documento a generar, el cual afectará a el documento siguiente AFECTACIÓN 1.
H. AFECTACIÓN 1: primer documento que se verá afectado en comparación al comprobante inicial.
I. AFECTACIÓN 2: documento que se compara con el comprobante de la AFECTACIÓN 1, puede ser en términos de cantidades o valores.
J. AFECTACIÓN 3: documento final del proceso, donde se cierra y termina el ciclo de afectaciones iniciado en los documentos anteriores.
K. Calcular Saldo: active el parámetro para ejecutar la operación configurada en la sección inferior, utilizando las variables previamente definidas. Esta operación calculará el saldo de acuerdo con los documentos y afectaciones establecidas.
L. Por remisión: podrá ingresar el nombre que desee de la columna, esta se vera reflejada en la pestaña de los comprobantes.
M. Calculo: ingrese el cálculo que desea aplicar en la columna, por ejemplo: “cant0-cant1”, que representaría la resta entre el comprobante inicial y la afectación 1.
Nota: al seleccionar las plantillas, el sistema realiza la configuración de manera automática. Esta configuración solo la puede realizar el SUPERUSUARIO.
2.Comprobantes
Muestra los movimientos y la comparación de los ítems de cada comprobante, basándose en el comprobante inicial según la configuración establecida previamente. Por ejemplo, si la configuración define que el comprobante inicial es un pedido, en la pestaña de comprobantes se mostrará como pedido. De igual manera, si el comprobante inicial es una remisión, aparecerá como remisión, y así sucesivamente, según el tipo de comprobante configurado.
A. Fecha: fecha del comprobante inicial.
B. Docnro: comprobante inicial.
C. Valor: valor por el cual se realizó el documento inicial.
D. Pedido: consulta que varía según las opciones activadas. Por ejemplo, si se selecciona la opción “Cantidades”, mostrará el número de pedidos realizados; si se elige la opción “Valores”, mostrará en valores las cantidades.
Nota: este campo depende de la configuración realizada.
E. Remisión: consulta que varía según las opciones activadas. Por ejemplo, si se selecciona la opción “Cantidades”, mostrará el número de remisiones realizadas; si se elige la opción “Valores”, indicará el valor afectado en la remisión, el cual puede ser parcial o total.
Nota: este campo depende de la configuración realizada.
F. Factura: consulta que varía según las opciones activadas. Por ejemplo, si se selecciona la opción “Cantidades”, mostrará el número de facturas realizadas; si se elige la opción “Valores”, indicará el valor afectado en la factura, el cual puede ser parcial o total.
Nota: este campo depende de la configuración realizada.
G. Devolución: consulta que varía según las opciones activadas. Por ejemplo, si se selecciona la opción “Cantidades”, mostrará el número de devoluciones realizadas; si se elige la opción “Valores”, indicará el valor afectado en la devolución, el cual puede ser parcial o total.
Nota: este campo depende de la configuración realizada.
H. Por remisión: consulta que varía según las opciones activadas. Por ejemplo, si se selecciona la opción “Cantidades”, mostrará el número de remisiones pendientes por realizar; si se elige la opción “Valores”, indicará en valor lo que falta por remisionar.
Nota: este campo depende de la configuración realizada.
I. Por facturar: consulta que varía según las opciones activadas. Por ejemplo, si se selecciona la opción “Cantidades”, mostrará el número facturas pendientes por realizar; si se elige la opción “Valores”, indicará en valor lo que falta por facturar.
Nota: este campo depende de la configuración realizada.
J. DocRels: indica los documentos afectados.
K. Items: sección que muestra los ítems de cada documento, basados en el documento inicial.
L. Movimientos: indica los movimientos afectados a partir del comprobante inicial.
3.Detallado
Muestra el detalle de cada documento, incluyendo su referencia y valor correspondiente, basándose en el comprobante inicial. Además, puede filtrar la información por cantidades o valores, según las opciones seleccionadas.
Excel: podrá exportar toda la información en archivo Excel.
Finalmente, siguiendo el paso a paso, podrá hacer uso de esta herramienta.
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