Bono/Tarjeta Prepago

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Tabla de contenido

1. Creación tipo de comprobante.

2. Catálogo plan de cuentas.

3. Catálogo formas de pago.

4. Elaboración del documento.

5. Facturación.

6. Examinar bonos/ tarjetas prepago.

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Los bonos o tarjetas prepago son instrumentos de pago anticipado que las empresas entregan a sus trabajadores, clientes o proveedores como parte de estrategias comerciales, incentivos o beneficios corporativos. Funcionan como medios de pago que pueden ser redimidos posteriormente por bienes o servicios hasta por el valor cargado.

En este contexto, SysCafé habilita un proceso comercial que permite a las empresas implementar esta modalidad bajo la figura de tarjeta regalo. Esta gestión se realiza mediante un tipo de documento denominado "Bono/Tarjeta prepago", el cual representa el valor que podrá ser redimido por la persona que lo reciba.

1. Creación tipo de comprobante

Para el registro de la transacción deberá realizar la creación del tipo de comprobante "Bono/ Tarjeta prepago", para ello debe ingresar por la ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes, seleccione la opción "Nuevo", clase "Bono/Tarjeta prepago" y "Grabar".

2. Catálogo plan de cuentas

Una vez creado el tipo de comprobante "Bono/Tarjeta prepago", se deberá proceder con la creación de la cuenta contable del pasivo correspondiente, la cual permitirá realizar la causación del pago anticipado asociado a estos bonos. Puede apoyarse en nuestro manual plan de cuentas para la creación de la misma.

Debe tener en cuenta los siguientes parámetros cuando cree la cuenta:

• Requiere y acumula saldo por tercero

• Requiere y acumula saldo por documento relacionado

• No acumular saldos por tercero

• No validar documento afectado

Luego debe ingresar desde la opción "Herramientas/Definición de cuentas/Comerciales" y digitar la cuenta creada en el campo "Saldo en tarjetas prepagadas (CR)".

3. Catálogo formas de pago

Una vez este creada la cuenta contable para el manejo del "Bono/Tarjeta prepago"

deberá ingresar por la ruta: Archivos/Catálogo Formas de Pago y allí relacionar la cuenta contable para el "Bono/Tarjeta prepago", el tipo de forma de pago debe estar marcado como "Bonos/Tarjetas prepago" y aplica en "Facturas de ventas y devoluciones, " Y "Facturas de ventas y devoluciones POS"

Nota: Las formas de pago a través de las cuales se reciban ingresos asociados a bonos o tarjetas prepago también deben estar configuradas con el parámetro "Expedición bono/Tarjeta prepago" para que al realizar el documento pueda relacionar la forma de pago recibida.

4. Elaboración del documento

Para elaborar el documento de Bono/Tarjeta Prepago debe ingresar por la ruta: Movimientos/Punto de Venta POS/Expedir Bono–Tarjeta prepago, se diligencia la totalidad de los campos incluidos en el comprobante.

• Fecha de emisión: corresponde a la fecha en la que se genera el bono o tarjeta prepago.

  
  

• Nro. Externo: es el número o código que se asigna al bono para efectos de control externo.

  
  

• Valor prefijado: indica el valor en el bono o tarjeta.

  
  

• Expira en: define el plazo de vigencia del bono.

  
  

• Detalle: espacio destinado para registrar observaciones o información complementaria del bono.

  
  

• Adquiriente: se refiere a la persona natural o jurídica que adquiere el bono.

  
  

• F.Pago: indica el medio por el cual se realiza el pago del bono.

  
  

• Exclusiva redención por: campo opcional que permite asociar el bono a un beneficiario específico, de manera que solo esa persona esté autorizada para redimirlo.

Nota: se recomienda que el Nro. externo sea el mismo del consecutivo del comprobante, esto con el fin de llevar control en las tarjetas de regalo.

La contabilización del documento consistirá en debitar la cuenta de la forma de pago utilizada, para el ejemplo la “Caja General SysCafé”, y acreditar la cuenta designada como contrapartida en la parametrización.

5. Facturación

Factura de Venta POS

Al momento de facturar en POS, debe relacionar el adquiriente, luego debe hacer uso de la opción "Bonos/tarjetas"; seguidamente, seleccione "Adicionar", y podrá buscarlo por 3 métodos:

1. Por número interno: Permite realizar la búsqueda del bono por el código y número de comprobante ejemplo: "TP2000000001".

2. Por número externo: Permite realizar la búsqueda del bono a través del número externo que fue asignado y registrado en el momento de su elaboración ejemplo: "2"

3. Exclusivas/Propinas del cliente: Permite realizar la búsqueda a través de la persona asignada en "Exclusiva redención por"

Al realizar la búsqueda, el sistema habilitará el comprobante correspondiente. En este deberá registrar el valor de la redención. Si el bono no se redime en su totalidad, deberá ingresar únicamente el valor facturado que se desea redimir y de clic en "Adicionar".

Finalmente, podrá guardar el comprobante correspondiente a la factura de venta POS.

Factura de Venta

Al elaborar la factura de venta deberá diligenciar todos los datos de la factura y en la forma de pago deberá seleccionar la cuenta establecida para el bono/tarjeta prepago así se habilitará el comprobante correspondiente.

En este deberá registrar el valor de la redención. Si el bono no se redime en su totalidad, deberá ingresar únicamente el valor facturado que se desea redimir y de clic en "Adicionar".

Finalmente, podrá guardar el comprobante correspondiente a la factura de venta.

6. Examinar bonos/tarjeta prepago

El proceso "Examinar Bono/Tarjetas Prepago" es una funcionalidad de consulta que permite realizar la búsqueda y revisión de los bonos o tarjetas previamente creados en el sistema.

A. Fecha de emisión: puede aplicar filtros de los bonos/tarjetas elaborados según la fecha en la que fue generado.

B. Fecha de expiración: filtro por la fecha límite hasta la cual el bono o tarjeta prepago podrá ser utilizado.

C. Nro. externo: filtro por el número de referencia asociado al bono o tarjeta.

D. Valor prefijado: filtro por el monto inicial con el que fue cargado el bono o tarjeta al momento de su emisión.

E. Saldo: filtro por el valor restante disponible en el bono o tarjeta prepago.

F. Adquiriente:  búsqueda por el adquiriente que compró el bono/tarjeta prepago.

G. Redime: búsqueda: búsqueda por la persona que redimirá el bono/tarjeta prepago.

H. Redenciones: al seleccionar un documento de bono o tarjeta prepago, podrá visualizar el valor redimido y los documentos en los que fue aplicado, ya sea en facturas de venta o facturas POS.

I. Saldo inferior al valor inicial: filtro por rango de valores correspondiente a los saldos.

J. Excel: opción que permite exportar el listado o la información consultada de los bonos/tarjetas prepago a una hoja de cálculo en formato Excel.

K. Consultar: botón que ejecuta la búsqueda según los filtros aplicados, mostrando los resultados disponibles en pantalla.

L. Cancelar saldos: Si los bonos han llegado a su fecha de expiración puede realizar la consulta de los documentos y luego seleccionar la opción de cancelar saldos, la cual generara una nota contable para cancelar estos saldos.

M. Total: Suma general de los saldos o valores listados según los bonos o tarjetas encontrados en la búsqueda.