Ruteros de Ventas
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- 15 sept 2023
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Actualizado: 29 jul
Procesos / Comerciales / Ruteros de Ventas
El Rutero de Ventas es una funcionalidad complementaria del sistema, dirigida a las empresas que cuentan con el complemento de servicios móviles. Su principal objetivo es facilitar la gestión comercial fuera de las instalaciones de la compañía, permitiendo organizar y ejecutar eficientemente las visitas a los clientes según una ruta previamente establecida.
Esta herramienta optimiza la atención en campo, ya que permite planificar la secuencia de atención a clientes, registrar pedidos, recaudar pagos, asignar seguimiento de bitácora garantizando así una trazabilidad completa de las operaciones comerciales ejecutadas por el personal en ruta.
1.Creación de rutas
Para realizar la creación de las rutas a asignar a cada vendedor debe ingresar por la ruta: Procesos/Comerciales/Ruteros de venta (Nuevo)/Definir rutero.
Definir rutero: podrá crear las rutas según los días de la semana por vendedor.
Nuevo: Habilita los campos necesarios para la creación de un nuevo rutero, permitiendo ingresar los datos correspondientes a la ruta comercial que se desea establecer.
Modificar: Permite editar o actualizar la información existente en un rutero previamente creado, facilitando la gestión de cambios en los datos de las rutas asignadas a los clientes.
Eliminar: Habilita la opción de eliminar el rutero seleccionado. Al ejecutar esta acción, el sistema genera una validación indicando el número de clientes asociados a la ruta. Mensaje de advertencia: "Atención, se encontraron XXXX clientes asignados a esta ruta. ¿Desea eliminar la ruta de todas maneras?”.
Parametrización: En esta sección podrá definir los siguientes datos:
Código: digito numérico o alfanumérico máximo 2 dígitos.
Nombre: identificador de la ruta.
Vendedor 1, 2 y 3: responsables de la ruta. (puede asignar hasta 3 vendedores para la misma ruta)- opcional
Día de la semana: se establece con número (1 corresponde a lunes, 2 a martes, etc.)- opcional
Frecuencia: periodicidad con la que se realiza la visita (ejemplo si asigna el día de la semana 7 y el numero de frecuencia es 2 esa ruta se realiza cada 2 domingos es decir 1 domingo cada 15 días)- opcional
Ruta obligatoria: permite activar o desactivar la obligatoriedad de seguir la ruta parametrizada- opcional
Demarcación de la Zona: Esta opción se utiliza cuando la empresa cuenta con el complemento de geolocalización en los dispositivos móviles (GEOL)
Permite establecer un área geográfica específica para cada ruta. Su uso requiere que el módulo esté activo y licenciado.
Excel: permite exportar la estructura de ruteros en Excel.
2. Configuración de rutas
Una vez definidos los ruteros, deberá proceder con el segundo paso la asignación de clientes a cada ruta. En esta etapa, se relacionarán los clientes correspondientes y se les asignará un orden específico para su atención, de acuerdo con la planificación establecida en el rutero. Debe ingresar por la ruta: Procesos/Comerciales/Ruteros de venta (Nuevo)/Configurar rutero.
2.1 Adicionar: Permite agregar individualmente cada cliente a la lista del rutero asignado al vendedor.
2.2 Quitar: En caso de que alguno de los terceros relacionados ya no aplique a la ruta, se podrá eliminar de la misma.
2.3 Adicionar varios: Esta opción permite agregar múltiples clientes de manera simultánea al rutero correspondiente.
2.4 Seleccionar: Permite marcar varios clientes para realizar acciones masivas, como eliminación.
2.5 Eliminar seleccionados: Elimina todos los clientes previamente seleccionados del rutero.
2.6 Exportar: Genera un archivo en formato Excel con la relación de clientes asignados a la ruta actual.
2.7 Importar: Facilita la carga masiva de clientes mediante una plantilla en Excel (versión 95, sin encabezados).
Estructura requerida: código – orden – NIT – subtercero.
2.8 Periodo: Permite seleccionar un rango de fechas para consultar las ventas realizadas dentro del periodo especificado.
2.9 Filtrar por cliente: Facilita la búsqueda de un cliente específico dentro de la ruta.
2.10 Seleccionar otro rutero: Habilita la configuración de rutas para otros vendedores sin salir del entorno actual.
2.11 Imprime: Visualiza o envía directamente a impresión el listado de clientes asociados al rutero.
2.12 Excel: Exporta a Excel el listado de clientes relacionados en la ruta activa.
2.13 Información de Ruta: Muestra el nombre de la ruta y el número total de clientes asociados a la misma.
3. Informe verificar rutas a clientes
Por último, podrá consultar un informe que le permitirá verificar las rutas asignadas a los clientes que serán visitados. Para ello, debe ingresar por la ruta: Procesos/Comerciales/ Rutero de ventas/ Verificar rutas a clientes.
3.1 Consultar: refleja la información de los clientes.
3.2 Excel: podrá generar los datos a Excel. Por último, siguiendo este paso a paso, logrará crear y configurar los ruteros de ventas.
4. Aplicabilidad en móviles
Desde la aplicación SysCafé Mercurio podrá el vendedor ingresar a las ruta asignadas por la ruta: Otros/Ruteros.
Al ingresar a una de las rutas disponibles, el sistema mostrará el listado de clientes asignados a dicha ruta. Esta visualización permite al usuario identificar fácilmente los clientes programados para ser visitados en la jornada, de acuerdo con la planificación establecida en el rutero de ventas.
Finalmente, de esta manera podrá gestionar adecuadamente el uso del Rutero de Ventas, permitiendo una mejor planificación, seguimiento y control de las rutas asignadas al equipo comercial.
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