Cierre Contable

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Proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultado y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas una vez finaliza un ejercicio contable, que bien puede ser utilidad o pérdida del ejercicio; también se realiza la cancelación de las cuentas de impuestos de cada tercero contra los pagos respectivos de la DIAN o administraciones municipales.

Para realizar un cierre contable de manera correcta, a continuación, relacionamos el paso a paso a tener en cuenta.

1. Antes de realizar cierre contable, se recomienda realizar copia de seguridad, a través de la Ruta: Utilidades/Copias de seguridad.

2. Revisar que los periodos del año a realizar el cierre, estén consecutivos desde enero hasta diciembre. Esto lo podrá observar a través de la Ruta: Procesos/Periodos/Bloquear desbloquear periodos.

3. Antes de elaborar el documento de cierre es importante que se ubique en el periodo de diciembre del respectivo año, podrá realizarlo a través de la Ruta: Procesos/Periodos/Seleccionar el periodo de Cierre.

4. Realizar actualización de saldos, ingresando por el acceso directo, tal cual como lo muestra la imagen.

Según sea el caso de la entidad, debe tener presente estas 2 alternativas a realizar:

• Actualizar desde el periodo: se recomienda realizar actualización de saldos a partir de enero del respectivo año de cierre hasta diciembre.

• Primer periodo: si han realizado ajustes en periodos anteriores que afecte el cierre, se recomienda realizar la actualización desde el primer periodo contable en el Software.

5. Una vez realizada la actualización de saldos; es importante correr un mantenimiento a la base de datos. Ingresando a través de la Ruta: Utilidades/Mantenimiento a la base de datos.

• Reparar 1: corrige inconsistencias internas, utilice esta opción cuando presente error.

• Optimizar: elimina los datos que ya no se utilicen en el sistema. Utilice esta opción cada vez que elimine un comprobante o registros de un catálogo (para que se borre de manera definitiva).

Nota: estos 2 procesos se ejecutan después de una copia de seguridad.

6. Una vez se encuentre en el periodo de diciembre del año a cerrar, debe crear el documento de cierre, a través de la Ruta: Procesos/Contables/Cierre anual cuentas de resultados.

Los campos habilitados para este tipo de proceso son:

• Códigos contables: debe seleccionar las cuentas de utilidad y perdida donde va a llevar el respectivo resultado del ejercicio del año.

• Hacer cancelación de terceros: al momento de activar este parámetro, el sistema realiza la cancelación de las cuentas de impuestos de cada tercero contra los pagos respectivos de la DIAN.

Nota: este proceso se lleva a cabo con el propósito de facilitar el cruce al momento de contabilizar el pago del impuesto de renta en las cuentas de Anticipos (1355). Es fundamental resaltar que esta acción es de carácter opcional, y le dejamos a su discreción la decisión de incorporarla o no en el cierre anual. En caso de optar por ello, puede seguir el proceso detallado en el manual de Cancelación de Terceros.

• Cuentas a Cancelar: en los siguientes campos permite digitar los códigos a nivel de cuenta y subcuenta donde realiza la cancelación por tercero, en estos campos principalmente se llevan las cuentas de IVA y Retención, las cuales son pagas al NIT de la DIAN relacionado en los campos fiscales, ingresando a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Fiscales, cabe resaltar que existe campo de Otros Nit donde podrán relacionar los códigos a nivel de cuenta y subcuenta de las administraciones municipales.

• Crear cierre: al dar clic en la opción, el sistema realizará la actualización de saldos y creará un tipo de comprobante (NS2) con un consecutivo, el cual corresponde al año del cierre. Para mayor información ver Nota de Contabilidad.

La reclasificación de Utilidad/Pérdida del ejercicio hacia Utilidades/Pérdidas de ejercicios anteriores, debe hacerla manualmente, en una nota contable con fecha de enero del año siguiente al cierre.

Finalmente, podrá apoyarse con nuestros videos tutoriales, ubicados en la página de YouTube, de esta manera lograrán realizar un cierre confiable. Adicionalmente, utilice material de apoyo que se encuentra en el siguiente link para la elaboración de la nota de contabilidad. Además, podrá obtener material audiovisual de Cierre Contable.