Reservas Presupuestales- Vigencias Anteriores
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- 1 ago
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Actualizado: 11 ago
Oficial/ Movimientos/ Vigencias anteriores
Tabla de Contenido
En el contexto del sector público colombiano, las reservas presupuestales son compromisos de gasto adquiridos y apropiados durante una vigencia fiscal, que no alcanzan a ejecutarse completamente antes del cierre del año, pero que cuentan con un respaldo contractual o legal que justifica su ejecución posterior. Las reservas se constituyen con el fin de permitir su pago o cumplimiento para la nueva vigencia.
En SysCafé, el movimiento de reserva presupuestal debe elaborarse cuando la ejecución presupuestal fue certificada y registrada, es decir se ejecutó hasta el comprobante de "Registro Presupuestal (RP)". Por tanto, para continuar con la ejecución del rubro en la nueva vigencia, es necesario realizar la constitución de la reserva presupuestal y de esta forma terminar con los movimientos de obligación y giro pendientes.
Nota: La ejecución presupuestal de las vigencias anteriores debe realizarse utilizando los rubros presupuestales correspondientes a la vigencia actual.
1. Creación del tipo de comprobante
Para dar continuidad a la ejecución del rubro presupuestal, debe tener en cuenta la creación de los siguientes comprobantes, los cuales permiten ejecutar los saldos pendientes correspondientes a vigencias anteriores.
Debe ingresar por la ruta: Archivo/ Catálogo tipo de comprobante/Nuevo.
Allí deberá seleccionar la clase "Constitución reserva presupuestal" y grabar. Este comprobante nos permitirá asignar el saldo pendiente por ejecutar de la vigencia anterior.
Posteriormente debes crear el tipo de comprobante " Obligación reserva presupuestal" por la ruta: Archivo/ Catálogo tipo de comprobante/Nuevo/ Obligación reserva presupuestal. Este comprobante nos permitirá causar la obligación por pagar entre rubros presupuestales.
Por último, debe crear el tipo de comprobante "Giro de reconocimiento vigencias anteriores" por la ruta: Archivo/ Catálogo tipo de comprobante/Nuevo/ Giro de reconocimiento vigencias anteriores. Este documento autoriza la realización de pagos, conforme al saldo a girar.
De esta forma contará con todos los documentos necesarios para ejecutar los saldos pendientes correspondientes a vigencias anteriores.
2. Movimientos
2.1 Constitución de reserva presupuestal.
Para iniciar con la constitución de la reserva presupuestal debemos partir de que previamente debe existir un certificado de disponibilidad y uno o varios registros presupuestales por el valor que se haya asignado, para el ejemplo tomaremos un seguro de bienes muebles e inmuebles que fue certificado por un valor de 7'306.600 y registrado por 7'306.600 el cual no termino de ser ejecutado para la vigencia del 2024.
para constituir el saldo de la reserva presupuestal ingrese a través de la ruta: Movimientos/Vigencias anteriores/Reserva presupuestal seleccione el comprobante "Constitución de reserva presupuestal" y seleccione la vigencia presupuestal actual.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la reserva presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E. Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: permite habilitar un campo para adicionar el código interno y así registrar su valor, además de adicionar los clasificadores si lo requiere.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales.
K. Busca: permite habilitar un buscador de los códigos presupuestales. Para acceder a el listado debe presionar la tecla "F4" y luego seleccionar el código correspondiente.
L. Exporta/Importa: permite exportar la información visible a un archivo en Excel y, de igual forma, importar datos desde una plantilla establecida, facilitando la carga masiva de información al sistema.
M. Herramientas: opciones complementarias del comprobante.
N. Agregar concepto: permite relacionar conceptos preestablecidos del catalogo de conceptos de ingresos / egresos.
O. Grabar: guarda de manera definitiva la información registrada.
2.2 Obligación reserva presupuestal.
Seguido si requiere obligar la reserva con el objetivo de causar la obligación por pagar entre rubros presupuestales debe ingresar por la ruta: Movimientos/Vigencias anteriores/Reserva presupuestal seleccione el comprobante "Obligación reserva presupuestal" y seleccione la vigencia presupuestal actual.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E. Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Reserva: permite seleccionar la reserva a obligar.
J: F.pago: podrá seleccionar la forma de pago del documento.
K. Adicionar: permite habilitar un ventana nueva para adicionar el código presupuestal, allí se habilitara el comprobante de constitución de reserva presupuestal pendiente por causar y podrá relacionarlo desde la opción adicionar.
L. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
M. Agregar concepto: permite relacionar concepto preestablecidos del catalogo de conceptos de ingresos / egresos.
N. Doc soporte: opción que permite realizar la compra o causación de servicios de manera que se afecte contablemente.
O. Herramientas: opciones complementarias del comprobante.
P. Grabar: guarda de manera definitiva la información registrada.
Recuerde que, en el comprobante de obligación de reserva presupuestal, se entiende que la imputación contable ya fue registrada en la vigencia anterior. Por lo tanto, este comprobante no debe generar un registro contable.
2.3 Giro reserva presupuestal.
Seguido si requiere efectuar el pago debe ingresar por la ruta: Movimientos/Vigencias anteriores/Reserva presupuestal seleccione el comprobante "Giro reserva presupuestal" y seleccione la vigencia presupuestal actual.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece el giro de reserva presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E. Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Reserva: permite seleccionar la reserva a obligar.
J. F.pago: podrá seleccionar la forma de pago del documento.
K. Adicionar: permite habilitar un ventana nueva para adicionar el código presupuestal, allí se habilitara el comprobante de constitución de obligación presupuestal pendiente por cruzar y podrá relacionarlo desde la opción adicionar.
L. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
M. Agregar concepto: permite relacionar concepto preestablecidos del catalogo de conceptos de ingresos / egresos.
N. Herramientas: opciones complementarias del comprobante.
O. Grabar: guarda de manera definitiva la información registrada
Documento que autoriza la realización de pagos, conforme al saldo disponible
Finalmente, así habrá finalizado la ejecución de la reserva presupuestal.
Recuerde que en el comprobante de giro de reserva presupuestal, si debe contar con la imputación contable.
3. Informes
En informes podrá visualizar los movimientos desde la clasificación "Reservas"
puede ver un informe de presupuesto oficial desde la ruta: Informes/Presupuesto oficial/Examinar ejecución presupuestal.
Finalmente, siguiendo el paso a paso de este manual; podrá hacer uso de los comprobantes de reserva presupuestal.
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