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Factura Electrónica de Exportación

Actualizado: 21 jun

Documentos Electrónicos \ Factura Electrónica de Venta

 

Tabla de Contenido

 

Documento que respalda las actividades comerciales de venta de productos o servicios a clientes del extranjero. De acuerdo a la Resolución DIAN 000165 de 2023,  la DIAN ha reforzado que la expresión de la moneda debe ser en pesos colombianos y el idioma sea el español conforme al articulo 66 de la resolución en mención.


  1. Catálogo Tipos de Comprobantes.

Para crear el documento electrónico debe registrar la resolución de numeración de facturación electrónica autorizada por la DIAN, para ello debe ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes y activar el parámetro de factura electrónica de venta de exportación.

Nota: es importante que el parámetro denominado "facturación electrónica de exportación" se encuentre marcado para su respectivo funcionamiento.


  • Nuevo: permite crear un nuevo comprobante.


  • Clase: determina el tipo de información, formato de impresión y su uso.


  • Código: según la clase del tipo de comprobante el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.


  • Nombre: identifica el comprobante y se tendrá en cuenta para el formato de impresión.


  • Parámetros DIAN: permite parametrizar datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.


  • Configuración Doc. Electrónico: podrá relacionar la modalidad del comprobante, en este caso para la factura electrónica debe ir relacionado Documento electrónico (Factura, compra, nómina), ubicar el prefijo que NO debe contener números Ej.: FEX, número desde, número hasta y relacionar el Proveedor Tecnológico.


Luego, sin modificar el documento de Factura Electrónica, debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN y seleccionar en la parte inferior izquierda Autorizaciones DIAN y relacionar información de la resolución de facturación:

  •  (+): permite adicionar resoluciones de facturación.


  • Configuración Doc. Electrónico: podrá relacionar la modalidad del comprobante, debe ir relacionado Documento electrónico (Factura, compra, nómina), también un prefijo que NO debe contener números Ej.: FEX, número desde, número hasta, fecha de la resolución, válido hasta, número y tipo de resolución.


  • Grabar: permite grabar la información registrada.

2. Formato de Impresión

Para la configuración del formato de impresión de la factura de exportación, al notificar se enviará por defecto en idioma español, sin embargo, para aquellos, que requieran expresar la moneda o idioma diferente en su representación gráfica, lo podrán hacer; siempre y cuando sea como información adicional, mas no sustituyendo la moneda e  idioma utilizado en Colombia. 


  • Estándar: al dejar esta opción se enviara el PDF en idioma español.

  • Personalizado 1 y 2: si desea que al momento de notificar la factura se envié como adjunto el PDF en idioma ingles deberá dejar seleccionado el personalizado 1 y en la opción personalizado 2  ingresar TRM (sino se asigna TRM no se notificara). Representación Gráfica - Ejemplo A continuación, se ilustra la representación gráfica de la factura electrónica de venta asociando cada numeral, conforme a cada requisito y en cumplimiento del parágrafo 1 Art. 35 Res. DIAN 165 de 2023, el cual debe contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 de la resolución en mención.

Nota: Los campos discriminados en la representación grafica se relacionan con base al articulo 19 Resolución DIAN 000165 de 2023.

3. Catálogo de Terceros

Es importante tener en cuenta la parametrización que se debe realizar en el tercero.


Para acceder al catalogo podrá ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo terceros o por el acceso directo.

Allí deberá catalogar conforme a la identificación del tercero y digitar los datos correspondientes, Podrá apoyarse con el manual Terceros.

4. Factura Electrónica de Venta de Exportación

Para elaborar el documento de Factura Electrónica de Venta (Exportación) debe ingresar por la Ruta: Movimientos/Factura de venta o con el comando Ctrl+F.


  • Fecha: para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.


  • Cliente: permite seleccionar el cliente.


  • Vendedor: seleccione el vendedor que realizo la venta.


  • Referencia: icono que permite adicionar la referencia del artículo.


  • Servicios: icono que permite adicionar los servicios a facturar.


  • FPago: podrá seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por cobrar etc.


  • Grabar: finalmente, guardar la información registrada en el documento que se esté creando.

5. Envió Documentos Electrónicos 

Para realizar él envió del documento electrónico deberá acceder a la ventana que encontrará en la parte superior del software denominado “Documentos Electrónicos” o por la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación electrónica, allí acceda a la pestaña "emisión" y seleccione la factura que requiera enviar.

6. Notificación de Documentos Electrónicos.

Es necesario que realice la configuración del correo electrónico, por lo cual debe dirigirse a 2. Parametrización Cuentas de Correo Electrónico


A continuación se deja ilustración de como queda notificado el documento de exportación.

Siguiendo este paso a paso podrá realizar la Factura Electrónica de Venta (Exportación).

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