Administrar Pos Remotos

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El proceso de administrar POS remotos es una herramienta diseñada para empresas que manejan sesiones concurrentes (puntos distribuidos). Su función principal es permitir la importación de movimientos, la actualización de catálogos, la sincronización de puntos de fidelización y la aplicación de reglas comerciales hacia el equipo principal.

Es importante tener en cuenta que un punto distribuido opera de manera independiente, lo que significa que las acciones realizadas en dicho punto no se reflejan automáticamente en el equipo principal, ya que no existe sincronización en tiempo real, de ello surge la necesidad de usar la sincronización del Pos remoto. Si tiene dudas relacionadas con el manejo de conexiones, le recomendamos consultar el manual Instalación del Software.

Para realizar la configuración del proceso es necesario tener en cuenta que los equipos deben estar conectados mediante red LAN. Para ello, debe disponer de:

• La ruta en red compartida (la cual debe estar direccionada hasta la carpeta de la base de datos)

• La dirección IP del equipo que enviará la información al servidor principal.

  
  

Nota: Tenga en cuenta que las cajas o equipos en red deben tener creados diferentes tipos de comprobantes ejemplo:

Caja1: tiene el comprobante "Factura de venta" código "FV1".

Caja2: tiene el comprobante "Factura de venta" código "FV2".

Caja3: tiene el comprobante "Factura de venta" código "FV3".

No deben existir dos códigos de comprobante iguales en 2 cajas.

Caja1: tiene el comprobante "Factura de venta" código "FV1".

Caja2: tiene el comprobante "Factura de venta" código "FV1".

Puesto que la información se sobrescribiría y se perdería la información de alguno de los dos comprobantes.

Recuerde que la configuración de los puntos distribuidos se debe realizar desde el equipo principal (servidor) por la ruta: Procesos/Generales/Administrar Pos remotos.

1. Definir rutas: la primera acción consiste en crear las rutas de los equipos.

Para conocer la ruta del punto en red debe asegurarse de que su técnico de confianza haya configurado la red de los equipos.

Una vez asegurada la conexión en red, siga estos pasos en el equipo principal:

• Abra el Explorador de archivos y acceda a la red donde está instalado el sistema.

• Ubique el nombre del equipo en red compartido.

• Ingrese a la carpeta compartida puede estar por el nombre de "Syscafe o Cafe".

• Ingrese a la carpeta "Gestion4".

• Ingrese a la carpeta "Datos".

• Ingrese a la carpeta de la empresa.

• Por último copie, la ruta completa.

  
  

  Si desconoce cuál es la carpeta de la empresa, puede visualizarlo desde el acceso al sistema.

  

• Por último, haga clic en "Definir rutas, Nuevo" asigne el nombre del equipo, la ruta copiada y la dirección IP del equipo (esta es opcional), luego grabe la información.

2. Actualizar: una vez registradas todas las rutas, haga clic en "Actualizar" para visualizar el listado completo de equipos configurados.

3. Abrir carpeta: al ubicarse en uno de los equipos y dar clic en "Abrir carpeta" le permitirá acceder directamente a la ruta configurada y consultar los archivos de la base de datos. (Son archivos internos que se recomienda no sean modificados).

4. Examinar log: muestra un registro (log) del formulario, detallando la fecha, hora, nombre del equipo, registros importados, actualizaciones aplicadas y las acciones ejecutadas dentro del POS remoto.

5. Fecha de proceso: opción para seleccionar la fecha de los movimientos a sincronizar.

6. Activar sincronización automática: habilita la sincronización de movimientos, catálogos, fidelización y reglas comerciales de forma automática, estableciendo un número de minutos para la ejecución. De esta manera, el proceso no dependerá de ejecutarse manualmente desde las herramientas.

7. Herramientas

• Importar movimiento del día

  
  

Esta opción permite importar los movimientos correspondientes a la fecha seleccionada, es decir, los comprobantes generados en los puntos de caja.

Para realizar el proceso, primero debe seleccionar la o las cajas de las cuales desea importar la información. Luego, al elegir la opción "Importar movimientos del día", el sistema presentará tres alternativas:

Sin sobrescribir: el sistema traerá los documentos que encuentra al momento de seleccionar la opción. En caso de volver a ejecutar la importación después de que se hayan registrado más movimientos en la caja, únicamente se incorporarán los nuevos comprobantes, sin modificar los que ya fueron importados previamente.

Sobrescribiendo: el sistema traerá todos los movimientos del día actualizando los que ya se hayan importado previamente.

Cerrar: opción de salida de la seleccionada.

• Actualizar catálogos

  
  

Esta opción permite sincronizar y actualizar los catálogos dentro del sistema. La actualización se realiza con base en la información registrada en el equipo principal, y no a la inversa. Es decir, si se modifica un dato en los catálogos del equipo principal, este cambio se reflejará en los equipos de red, garantizando así la uniformidad de la información.

Para realizar el proceso, primero debe seleccionar la o las cajas de las cuales desea importar la información. Luego, al elegir la opción "Actualizar catálogos", el sistema presentará cuatro alternativas.

Actualización parcial: esta opción realizara una verificación de los cambios efectuados en el equipo principal y actualiza únicamente dichos catálogos en los puntos de red. Al ser parcial la actualización toma menos tiempo ya que solo actualiza los cambios aplicados.

Actualización total: opción que reemplaza toda la información de los catálogos en los equipos en red con la información registrada en el equipo principal. Se recomienda utilizarla cuando se requiera garantizar que todos los catálogos estén completamente unificados.

Remplazo total: proceso mediante el cual se elimina la información existente en los catálogos de los equipos en red y se carga nuevamente toda la información del equipo principal.

Cancelar: opción de cierre de la ventana.

• Sincronizar fidelización

  
  

Cuando la empresa implementa el proceso comercial de Fidelización de clientes (el cual debe estar previamente parametrizado en los puntos distribuidos), la sincronización permite la importación de los puntos acumulados desde los diferentes puntos distribuidos hacia el equipo principal.

por lo que cuando desde el equipo principal se dirija a la ruta: Procesos/comerciales/fidelización de clientes/ examinar puntos/ estos serán actualizados.

• Sinc. reglas comerciales:

Cuando la empresa maneja el proceso comercial de Reglas comerciales la sincronización permitirá la importación de las reglas comerciales de los equipos en red hacia el equipo principal.

Finalmente, con este paso a paso habrá comprendido el funcionamiento de la sincronización de puntos distribuidos dentro del sistema.